Hệ thống kiểm soát kho hàng và hàng tồn kho giúp doanh nghiệp giám sát và theo dõi số lượng nguyên vật liệu, thành phẩm và sản phẩm dở dang công ty có trong tay mọi lúc. Doanh nghiệp dựa vào thông tin trong hệ thống kiểm soát hàng tồn kho để đưa ra quyết định mua hàng, lịch sản xuất và nhu cầu nhập kho. Hệ thống kiểm kê chính xác giúp các doanh nghiệp nhỏ giữ chi phí thấp và cung cấp sản phẩm hiệu quả để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Đây là các khía cạnh quan trọng trong quản lý hàng tồn kho #
Chất lượng #
Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho theo dõi số lượng, nhưng doanh nghiệp cũng có thể sử dụng hệ thống để theo dõi số lô nguyên liệu và thành phẩm. Theo dõi số lô cho phép doanh nghiệp theo dõi nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Khi một công ty phát hiện ra các vấn đề hoặc khuyết tật về chất lượng, hệ thống theo dõi cho phép doanh nghiệp cô lập các nguyên vật liệu và thành phẩm có thể chứa nguyên liệu bị lỗi. Hệ thống theo dõi cũng cho phép các doanh nghiệp làm việc với các nhà cung cấp để xác định nguyên liệu bị lỗi.
Kiểm soát hàng tồn kho cũng có thể cho phép doanh nghiệp theo dõi thời hạn sử dụng của nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho có thể đảm bảo công ty sử dụng nguyên vật liệu trên cơ sở luân chuyển theo ngày hết hạn. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho và kho bãi phải cung cấp một phương pháp hiệu quả để người lao động xác định và kéo hàng tồn kho cũ trước ngày hết hạn.
Mua hàng #
Một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả là rất quan trọng đối với các hoạt động mua hàng trong một doanh nghiệp. Người mua dựa vào dữ liệu tồn kho chính xác để xác định thời điểm cần mua nguyên vật liệu tồn kho. Khi thông tin hàng tồn kho không chính xác, người mua có thể mua quá nhiều hoặc không đủ số lượng nguyên vật liệu. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho có thể sử dụng các trình kích hoạt để báo hiệu cho người mua rằng đã đến lúc bổ sung hàng trong kho của công ty. Mức tồn kho là một trong những kích hoạt mà người mua sử dụng để xác định thời điểm mua thêm hàng. Mức tồn kho là lượng hàng tồn kho của công ty tại mọi thời điểm. Doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu sử dụng và lượng thời gian nhận được kho bổ sung để đặt mức tồn kho. Khi số lượng trên tay đạt đến số lượng tồn kho, người mua mua thêm kho.
Không có đủ số lượng hàng dự trữ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng có thể dẫn đến việc giao hàng muộn và làm ăn thua lỗ cho một công ty. Mua quá nhiều hàng tồn kho gây lãng phí không gian nhà kho và thắt chặt quỹ của doanh nghiệp.
Vận chuyển #
Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho và lưu kho mà một doanh nghiệp sử dụng cũng theo dõi hàng hóa đã hoàn thành, mà bộ phận vận chuyển sử dụng để theo dõi và lưu trữ thành phẩm. Một hệ thống lưu kho và kiểm soát hàng tồn kho chất lượng cho phép bộ phận vận chuyển vận chuyển sản phẩm đến khách hàng một cách hiệu quả và kịp thời.
Chi phí #
Việc lưu trữ nguyên vật liệu thô và thành phẩm làm phát sinh chi phí cho một doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho và kho bãi có thể giúp quản lý chi phí bằng cách kiểm soát số lượng nguyên vật liệu mà doanh nghiệp phải giữ trong tay. Một số doanh nghiệp sử dụng hệ thống tinh gọn, có sẵn một lượng hàng dự trữ tối thiểu để giữ cho chi phí tồn kho và lưu kho thấp. Một công ty có hệ thống tồn kho tinh gọn chỉ mua nguyên vật liệu khi có nhu cầu của khách hàng. Hàng tồn kho tinh gọn giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu, kho bãi và xử lý nguyên vật liệu. Tuy nhiên, sự chậm trễ trong việc giao hàng từ các nhà cung cấp hoặc sự gia tăng không lường trước được nhu cầu của khách hàng có thể dẫn đến việc giao hàng muộn hoặc công việc kinh doanh bị thua lỗ đối với một công ty sử dụng hệ thống kiểm kê tinh gọn.
