Quản trị chi phí hoạt động của doanh nghiệp

Chi phí của doanh nghiệp là chi phí liên quan đến kinh doanh và quản lý doanh nghiệp trên cơ sở hàng ngày. Tổng chi phí của doanh nghiệp bao gồm chi phí giá vốn hàng bán và chi phí hoạt động của doanh nghiệp.

Chi phí của doanh nghiệp được khấu trừ vào doanh thu để tính lợi nhuận từ hoạt động và được phản ánh trên báo cáo thu nhập của doanh nghiệp.

Công thức tính chi phí của doanh nghiệp

Sử dụng công thức sau để tính chi phí của doanh nghiệp. Bạn sẽ tìm thấy thông tin này từ báo cáo thu nhập của doanh nghiệp trong bộ báo cáo tài chính của doanh nghiệp cho kỳ kế toán cụ thể.

  • {Chi phí của doanh nghiệp} = {Chi phí giá vốn hàng bán} + {Chi phí  hoạt động}

Từ báo cáo thu nhập của một doanh nghiệp, bạn chỉ có thể thấy số tổng chi phí này, tuy nhiên bạn phải tìm hiểu xem các chi tiết của nó là bao gồm những gì và hình thành từ đâu để thấy rằng tiền của bạn đã chảy vào những chỗ nào, có hiệu quả và hợp lý hay không.

Giải mã chi phí của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp phải theo dõi chi phí liên quan phát sinh khi doanh nghiệp hoạt động và chi phí liên quan phát sinh khi doanh nghiệp không hoạt động.

  • Bởi vì lợi nhuận được xác định bằng doanh thu mà doanh nghiệp kiếm được trừ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để hoạt động, lợi nhuận có thể được tăng lên bằng cách tăng doanh thu và giảm chi phí hoạt động. Bởi vì việc cắt giảm chi phí thường có vẻ như là một cách dễ dàng hơn và dễ tiếp cận hơn để tăng lợi nhuận, do đó các nhà quản lý thường sẽ nhanh chóng chọn phương pháp cắt giảm chi phí.
  • Tuy nhiên, cắt giảm chi phí hoạt động quá nhiều có thể làm giảm năng suất của doanh nghiệp và do đó, lợi nhuận của doanh nghiệp cũng bị giảm. Mặc dù giảm bất kỳ chi phí hoạt động cụ thể nào thường sẽ làm tăng lợi nhuận ngắn hạn, nó cũng có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp trong dài hạn. Ví dụ: nếu một doanh nghiệp cắt giảm chi phí quảng cáo, lợi nhuận ngắn hạn của họ sẽ có khả năng cải thiện, vì họ đang chi tiêu ít tiền hơn cho chi phí hoạt động. Tuy nhiên, bằng cách giảm quảng cáo, doanh nghiệp cũng có thể giảm khả năng tạo doanh thu mới và lợi nhuận trong tương lai có thể bị ảnh hưởng.
  • Lý tưởng nhất, các doanh nghiệp nên tìm cách giữ chi phí hoạt động càng thấp càng tốt trong khi vẫn duy trì khả năng tăng doanh số. Để có thể làm được điều này, nhà quản lý cần hiểu rõ chi phí hoạt động và cách quản lý chi phí hoạt động một cách hiệu quả.

Chi phí của doanh nghiệp bao gồm  2 thành phần chi tiết sau đây:

1. Chi phí giá vốn hàng bán

Đây là chi phí trực tiếp gắn liền với sản xuất thành phẩm, mua hàng hoá để bán, hoặc chi phí trực tiếp để thực hiện việc cung cấp dịch vụ, bao gồm các mục chi phí sau:

  • Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
  • Chi phí thuê nhà máy hoặc cơ sở sản xuất
  • Tiền lương cho công nhân sản xuất, quản lý sản xuất
  • Chi phí khấu hao máy móc, thiết bị
  • Chi phí sửa chữa máy móc, thiết bị
  • Chi phí điện, nước sử dụng cơ sở sản xuất
  • Chi phí tiêu hao cho việc sử dụng cơ sở sản xuất
2. Chi phí hoạt động của doanh nghiệp

Chi phí hoạt động của doanh nghiệp bao gồm các loại chi phí sau:

  • Tiền lương cho bộ phận quản lý
  • Tiền lương cho bộ phận kế toán và khai thuế
  • Tiền lương cho bộ phận quản lý nhân sự, lao động tiền lương bảo hiểm
  • Tiền lương cho bộ phận pháp lý
  • Chi phí bán hàng và tiếp thị
  • Chi phí ngân hàng
  • Chi phí đi lại
  • Chi phí giải trí và giao tiếp
  • Chi phí nghiên cứu và phát triển
  • Chi phí thuê văn phòng
  • Chi phí cho tiêu dùng trong văn phòng
  • Chi phí sửa chữa và bảo trì các máy móc thiết bị văn phòng
  • Chi phí điện, nước văn phòng

Hiểu đúng chi phí cố định và chi phí biến đổi, phân biệt sự khác nhau là rất quan trọng trong quản lý chi phí của doanh nghiệp

Chi phí cố định (Định phí)

Chi phí cố định là chi phí không thay đổi khi tăng hoặc giảm doanh số hoặc năng suất và phải được thanh toán bất kể hoạt động hay hiệu suất của doanh nghiệp. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất phải trả tiền thuê mặt bằng nhà máy, bất kể nó sản xuất hay kiếm được bao nhiêu. Mặc dù nó có thể thu hẹp và giảm chi phí thanh toán tiền thuê nhà, nhưng  không thể loại bỏ các chi phí này và vì vậy chúng được coi là chi phí cố định. Chi phí cố định thường bao gồm chi phí đầu tư ban đầu, bảo hiểm tài sản, đảm bảo an ninh và trang thiết bị lắp đặt.

Chi phí cố định có thể giúp đạt được hiệu quả kinh tế theo quy mô, vì khi nhiều chi phí của doanh nghiệp được cố định, doanh nghiệp có thể kiếm được nhiều lợi nhuận hơn trên mỗi đơn vị vì nó tạo ra nhiều đơn vị hơn. Trong hệ thống này, chi phí cố định được trải đều trên số lượng đơn vị sản xuất, giúp sản xuất hiệu quả hơn khi sản xuất tăng bằng cách giảm biến phí trung bình trên mỗi đơn vị sản xuất. Quy mô kinh tế có thể cho phép các doanh nghiệp lớn bán hàng hóa tương tự như các doanh nghiệp nhỏ hơn với giá thấp hơn.

Các nền kinh tế của dựa trên quy mô có thể bị hạn chế trong đó chi phí cố định thường cần phải tăng với các tiêu chuẩn nhất định trong tăng trưởng sản xuất. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất tăng tỷ lệ sản xuất trong một khoảng thời gian xác định cuối cùng sẽ đạt đến điểm cần tăng quy mô không gian nhà máy để phù hợp với việc tăng sản lượng sản phẩm.

Chi phí biến đổi (Biến phí)

Chi phí biến đổi, hay gọi là biến phí, bao gồm các chi phí thay đổi theo sản xuất. Không giống như chi phí cố định, biến phí tăng khi sản xuất tăng và giảm khi sản xuất giảm. Ví dụ về chi phí biến đổi bao gồm chi phí nguyên vật liệu, tiền lương và chi phí điện. Ví dụ, để một chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh bán khoai tây chiên tăng doanh số bán, họ sẽ cần phải tăng chi phí mua khoai tây từ nhà cung cấp.

Đôi khi, một doanh nghiệp có thể đạt được chiết khấu hoặc giảm giá khi mua vật tư với số lượng lớn, trong đó người bán đồng ý giảm một chút chi phí cho mỗi đơn vị để đổi lấy thỏa thuận mua của người mua thường xuyên mua số lượng lớn. Do đó, điều này có thể làm giảm bớt phần nào mối tương quan giữa tăng hoặc giảm sản lượng và tăng hoặc giảm biến phí của doanh nghiệp.

Giảm giá khối lượng thường có tác động khá nhỏ đến mối tương quan giữa chi phí sản xuất và chi phí biến đổi và bản chất thay đổi theo mức sản xuất của biến phí là không thay đổi.

Thông thường, các doanh nghiệp có tỷ lệ biến phí cao so với chi phí cố định được coi là ít biến động, vì lợi nhuận của họ phụ thuộc nhiều hơn vào doanh số bán hàng. Ngoại trừ các doanh nghiệp sản xuất, vận tải có đầu tư chi phí cố định lớn, đa số các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, xây dựng, dịch vụ có tỷ lệ biến phí cao. Tuy vậy, điều này đang có xu hướng thay đổi trong môi trường cạnh tranh và ứng dụng công nghệ thông tin dẫn đến các doanh nghiệp này đầu tư nhiều hơn vào chi phí cố định để dễ dàng mở rộng và kiểm soát chất lượng cung ứng.

Chi phí bán thay đổi (Bán biến phí)

Ngoài chi phí cố định và chi phí biến đổi, chi phí hoạt động của một doanh nghiệp cũng có thể được coi là bán biến phí (hoặc bán định phí”).

Những chi phí này thể hiện hỗn hợp các thành phần cố định và biến đổi, do đó, có thể nghĩ đến như tồn tại giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi Chi phí bán biến đổi một phần thay đổi theo mức tăng hoặc giảm trong sản xuất, như chi phí biến đổi, nhưng vẫn tồn tại khi sản xuất bằng 0, như chi phí cố định. Đây là yếu tố chủ yếu phân biệt chi phí bán biến đổi với chi phí cố định chi phí và chi phí biến đổi.

Một ví dụ về chi phí bán biến là tiền lương làm thêm giờ. Tiền lương thường xuyên cho công nhân thường được coi là chi phí cố định, vì trong khi doanh nghiệp có thể giảm số lượng công nhân và giờ làm việc được trả lương, họ vẫn sẽ luôn cần một lực lượng lao động tối thiểu để hoạt động. Các khoản thanh toán ngoài giờ thường được coi là chi phí biến đổi, vì số giờ làm thêm mà một doanh nghiệp trả cho công nhân của họ thường sẽ tăng lên khi sản xuất tăng và giảm khi sản xuất giảm. Khi tiền lương được trả có phát sinh tiền lương do làm thêm giờ, như vậy tiền lương của công nhận có cả thành phần cố định và biến đổi và do đó được coi là chi phí bán biến.

7 điều bạn có thể làm ngay để cắt giảm chi phí của doanh nghiệp

1. Ứng dụng công nghệ

Có nhiều hệ thống và chương trình phần mềm trực tuyến có thể tự động hóa và hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh của bạn. Các hệ thống này có thể bao quát một loạt các bộ phận, bao gồm kế toán, tính lương, truyền thông tiếp thị, tương tác và quản lý quan hệ với khách hàng, kiểm soát chất lượng dịch vụ và chăm sóc khách hàng, dự bán và dự toán ngân sách hoạt động  v.v.

Công nghệ rất hữu ích vì nó thúc đẩy hiệu quả. Kết quả của hiệu quả là giảm chi phí hoạt động trong các lĩnh vực mà nhà quản lý truyền thống thường dùng lao động trực tiếp như một thói quen. Công nghệ hoạt động nhanh hơn con người với ít lỗi hơn. Công nghệ cũng có thể nâng cao hiệu quả của quy trình chuỗi cung ứng, tìm cách giảm những thứ như chi phí vận chuyển nguyên liệu.

Để chọn loại công nghệ hoặc dịch vụ phần mềm phù hợp với bạn, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:

  • Tôi giỏi cái gì? Và Tôi không giỏi cái gì? Ví dụ: Nếu bạn là người có kiến thức và nền tảng kế toán, bạn có thể sẽ chưa cần công nghệ về tài chính kế toán ngay mà bạn có thể cần công nghệ để tiếp thị. Tại chỗ này có 1 điểm lưu ý rất quan trọng: Đó là bạn có xu hướng đầu tư công nghệ với cái mà bạn đang nắm vững, ví dụ nếu bạn có nền tảng tài chính kế toán thì bạn lại đầu tư mạnh vào công nghệ quản lý tài chính kế toán, vì nó cho bạn cảm giác dễ dàng, trong khi lẽ ra bạn nên ưu tiên đầu tư cho cái mà bạn yếu nhất để cân bằng sức mạnh của doanh nghiệp của bạn, ví dụ như công nghệ truyền thông tiếp thị tự động.
  • Điều gì làm tôi thấy mình dành quá nhiều thời gian cho mỗi tuần ?
  • Nếu tôi có thể loại bỏ một trong những nhiệm vụ tốn thời gian nhất của mình, thì nó sẽ là nhiệm vụ gì ?

Câu trả lời của bạn cho những câu hỏi này sẽ cho bạn một dấu hiệu rõ ràng về nhiệm vụ hoặc lĩnh vực chủ đề mà bạn nên sử dụng công nghệ.

2. Thuê ngoài (Outsourcing)

Một lựa chọn khác để cải thiện hiệu quả là thuê ngoài một số hoạt động kinh doanh nhất định cho một chuyên gia bên thứ ba. Chẳng hạn, nếu bạn không có nền tảng về luật kế toán hoặc luật thuế, bạn có thể thấy khó khăn khi xác định các cách để quản lý tài chính của mình, hoặc bạn không cách giảm các khoản thuế. Chuyên gia được đào tạo rõ ràng trong lĩnh vực này có thể hỗ trợ bạn.

Mặc dù có vẻ như việc thuê một nhà cung cấp bên ngoài sẽ dẫn đến việc chi nhiều tiền hơn, về lâu dài, việc giao nhiệm vụ cụ thể cho các chuyên gia về lĩnh vực đó sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và tạo ra kết quả tốt hơn, bởi vì bạn không thể tự mình đào tạo ra chuyên gia, bạn cũng khó có thể đủ tiền để thuê một chuyên gia thực thụ, trong khi chỉ có chuyên gia mới có thể tư vấn cho bạn những điều tốt nhất trong từng lĩnh vực.

Việc thuê ngoài một số hoạt động nhất định là một khoản đầu tư mà bạn sẽ được trả cổ tức dần dần theo thời gian.

3. Tìm kiếm những mức giá tốt hơn cho cùng một sản phẩm hoặc dịch vụ

Nếu bạn làm việc với các nhà cung cấp thường xuyên, bạn có thể muốn thiết lập một hệ thống đánh giá chào thầu cho các mua sắm của bạn. Nếu bạn yêu cầu các nhà cung cấp khác nhau cung cấp chào giá cho bạn, thì bạn sẽ chọn được mức giá tốt nhất.

Hãy chắc chắn rằng bạn xác định thông số về sản phẩm / dịch vụ đầy đủ, phạm vi công việc chính xác để yêu cầu báo giá cho các nhà cung cấp để đấu thầu, vì thông tin về yêu cầu của bạn bị thiếu hoặc khi bạn thêm bớt độ phức tạp sẽ làm thay đổi đáng kể về giá.

Có một báo giá chính xác có thể cho phép bạn lập kế hoạch tốt hơn cho các chi phí hoạt động dự kiến.

4. Thay đổi cách giao tiếp trong doanh nghiệp

Thuê văn phòng, trả chi phí tiện ích văn phòng và quản lý một văn phòng vật lý có thể làm hao tổn lớn nguồn tài chính của bạn. Cân nhắc việc cho phép nhóm của bạn làm việc từ xa như một cách để giảm tổng chi phí.

Với số lượng kết nối có sẵn ngày nay, sự khác biệt giữa một nhân viên ngồi trong văn phòng và ngồi ở nhà gần như không thể nhận ra. Nhân viên thường sẽ tìm thấy lợi thế này, vì họ có thể cắt giảm thời gian đi lại và chi phí của họ.

Để xác định hao tổn chi phí và thời gian của của việc tương tác vật lý mặt đối mặt, bạn hãy làm 2 việc sau đây:

  • Tính toán thời gian mà nhân sự bạn chuẩn bị, di chuyển để có được một sự gặp mặt đối mặt, đôi khi bạn sẽ thấy một cuộc gặp sẽ làm bạn và nhóm của bạn mất ít nhất 1 đến 2 tiếng đồng hồ cho việc chuẩn bị di chuyển và di chuyển, đồng thời hao tổn một khoảng chi phí không nhỏ.
  • Làm 1 bảng liệt kê các hoạt động nào có thể giao tiếp qua cuộc gọi Video mà không cần phải “nhìn thấy đối tác vật lý”, sau đó bạn hãy tăng các giao tiếp trực tuyến lên từ 10% > 20% > 30% … 50% mà công việc của bạn vẫn không thay đổi, thậm chí còn tốt hơn, lúc đó thành công của việc làm này sẽ khiến bạn bất ngờ vì hiệu quả của nó mang lại.
5. Xác định những khu vực nào trong doanh nghiệp không hiệu quả

Bạn nên luôn luôn tìm cách để làm cho doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn. Bằng cách thắt chặt các quy trình và thủ tục của bạn, bạn có thể giảm lãng phí cả về tiền bạc và thời gian.

Khuyến khích nhân viên của bạn xác định sự thiếu hiệu quả và đề xuất giải pháp cho vấn đề. Xem xét việc cung cấp một động lực cho nhân viên để làm như vậy. Một lần nữa, bạn có thể coi đây là một khoản đầu tư vào công ty của bạn. Một phần thưởng nhỏ cho một nhân viên cuối cùng có thể giúp bạn tiết kiệm hàng trăm triệu đồng.

6. Hủy các dịch vụ không sử dụng

Kiểm tra bảng liệt kê các biến phí của bạn và xác định các dịch vụ mà bạn không còn sử dụng. Nếu bạn đã không sử dụng chúng trong một vài tháng, hãy tìm một gói rẻ hơn hoặc xem xét hủy bỏ chúng hoàn toàn.

7. Yêu cầu một bảng báo cáo Chi phí – Thu nhập tương ứng

Các chi phí tiềm ẩn của doanh nghiệp là rất lớn, bạn thường đưa nó vào một lịch trình hoạt động cố định và xem như mặc nhiên nó là khoản chi phí mà bạn phải chi trả.

Hãy sử dụng mẫu báo cáo Chi phí – Thu nhập tương ứng (Không phải báo cáo chi phí – thu nhập của báo cáo tài chính toàn công ty) cho từng cá nhân hoặc bộ phận trong doanh nghiệp, điều này sẽ làm cho từng bộ phận tiết kiệm chi phí không cần thiết

Ví dụ: Khi xem xét báo cáo Chi phí – Thu nhập tương ứng của một nhân viên kinh doanh, bạn thấy các khoản chi phí đi lại, điện thoại, tiếp khách phát sinh cho 10 khách hàng tiềm năng, nhưng 10 khách hàng tiềm năng đó không có bất cứ một giao dịch mua hàng nào, hoặc tỷ lệ mua hàng thấp, hoặc giá trị mua hàng nhỏ, thì đây là khu vực mà bạn cần xử lý ngay hiệu quả của việc chi tiêu so với kết quả được tạo ra, hay còn gọi là Báo cáo Chi phí – Thu nhập tương ứng.

Hãy kiểm soát chi phí hoạt động doanh nghiệp của bạn

Hãy chú ý

Bạn có phải đang áp dụng kiểu quản lý chỉ theo dõi chi phí kinh doanh và thu nhập mà không xem xét chi tiết chi tiết? Nếu vậy, đây là lúc để thay đổi điều đó. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, việc hiểu những thứ như chi phí hoạt động sẽ ngày càng trở nên quan trọng hơn.

Chi phí hoạt động cho phép bạn có một cái nhìn sâu sắc về cách chi phí của bạn ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn, giúp bạn bạn có thể cải thiện sức khỏe tài chính của mình. Khi bạn hiểu được chi phí của mình, bạn có thể sử dụng 7 phương pháp mà chúng tôi đã cung cấp để bắt đầu cắt giảm chi phí và tăng lợi nhuận.

Bạn cần tư vấn với chuyên gia Kế toán / Thuế ?

Tôi rất ngạc nhiên khi nhận được sự tư vấn nhiệt tình từ Ban giám đốc của EXPERTIS. Các vấn đề luôn được trả lời rất nhanh và xử lý tốt. Tôi cảm thấy yên tâm với dịch vụ và những cam kết mà EXPERTIS đem lại cho TPM Outdoor.

BÀ ĐỖ BẢO LIÊN THY
Giám đốc, TPM OUDOOR, SINGAPORE

Bạn cần tìm nhà tư vấn sắc bén và tận tâm?