Ngày 15/5/2026, Công văn 3078/CT-NVT được ban hành hướng dẫn việc thực hiện xác thực sinh trắc học bằng khuôn mặt trên ứng dụng eTax Mobile đối với người đại diện pháp luật khi đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là quy định bắt buộc theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP — và nếu không hoàn tất đúng thời hạn, hồ sơ sẽ bị từ chối, làm gián đoạn việc xuất hóa đơn.
📌 MẤU CHỐT
Quy định áp dụng cho người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Để thực hiện, người đại diện cần có tài khoản định danh điện tử (VNeID) mức 2 và đã cài đặt eTax Mobile. Việc xác thực phải được hoàn tất trong 01 ngày làm việc kể từ khi nộp tờ khai — nếu quá hạn, hồ sơ sẽ bị từ chối.
Phạm vi áp dụng
Quy định áp dụng đối với doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khi phát sinh thủ tục về hóa đơn điện tử (HĐĐT). Cụ thể, việc xác thực sinh trắc học được yêu cầu khi:
- Đăng ký sử dụng HĐĐT — khi người nộp thuế lần đầu đăng ký phát hành hóa đơn điện tử.
- Thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT do thay đổi thông tin về người đại diện theo pháp luật; đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân (sau đây gọi chung là “người đại diện theo pháp luật”).
Trường hợp thay đổi thông tin thường gặp nhất liên quan trực tiếp đến thông tin định danh của người đại diện — chẳng hạn họ tên, số căn cước công dân (CCCD) hoặc ngày sinh. Khi những thông tin này thay đổi, hệ thống sẽ yêu cầu xác thực lại để bảo đảm đúng người, đúng danh tính.
Ai phải thực hiện xác thực sinh trắc học?
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ/cá nhân kinh doanh trực tiếp thực hiện việc xác thực — không được ủy quyền cho nhân viên kế toán hay người khác thao tác thay, vì bản chất của việc này là xác minh chính xác danh tính người chịu trách nhiệm.
Trường hợp ngoại lệ
Quy định chưa áp dụng đối với trường hợp người đại diện là người nước ngoài chưa đáp ứng quy định về định danh điện tử mức độ 02 của hệ thống định danh và xác thực điện tử theo lộ trình thực hiện của cơ quan chức năng.
Cần chuẩn bị gì trước khi xác thực?
Theo quy định của Cục Thuế, trước khi thực hiện xác thực người đại diện pháp luật phải đảm bảo có tài khoản định danh điện tử mức độ 02 trên ứnd dụng VNeID, đã cài đặt và sử dụng ứng dụng eTax Mobile.
Đồng thời, thông tin về người đại diện theo pháp luật trong dữ liệu đăng ký thuế của cơ quan thuế phải trùng khớp với thông tin định danh của cá nhân trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
⚠️ Lưu ý
Nếu thông tin lệch nhau — ví dụ sai một chi tiết trong họ tên, số CCCD cũ (9 số) chưa cập nhật, hay ngày sinh không đồng nhất — hệ thống sẽ tự động từ chối hồ sơ đăng ký. Nên rà soát và điều chỉnh thông tin đăng ký thuế cho khớp với CCCD/VNeID trước khi nộp tờ khai để tránh trục trặc gây chậm trễ công việc.
Quy trình xác thực ra sao?
Toàn bộ quy trình gồm bốn bước, kết nối giữa người nộp thuế, Cổng thông tin HĐĐT và ứng dụng eTax Mobile:
⚠️ Lưu ý
Việc xác thực sinh trắc học phải được thực hiện trong 01 ngày làm việc kể từ khi nộp tờ khai. Quá thời hạn mà chưa xác thực, hệ thống sẽ tự động từ chối hồ sơ đăng ký/thay đổi.
Tuân thủ yêu cầu xác thực sinh trắc học là điều kiện bắt buộc để hồ sơ hóa đơn điện tử được chấp nhận. Để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, người nộp thuế cần chủ động rà soát cập nhật thông tin đăng ký thuế, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về VNeID mức 02, eTax Mobile, và thực hiện xác thực ngay khi có yêu cầu của hệ thống. Liên hệ Đội ngũ Expertis ngay để được hỗ trợ tư vấn rà soát thông tin đăng ký thuế và thủ tục hóa đơn điện tử.