Nghĩa vụ lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp không chỉ phát sinh trong quá trình hoạt động mà còn phải được duy trì ngay cả khi doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh hoặc đã giải thể. Việc tuân thủ đầy đủ các quy định về lưu trữ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thanh tra, kiểm tra, giải quyết tranh chấp và hạn chế các rủi ro pháp lý phát sinh sau này.
1. Những điều cần biết về lưu trữ tài liệu
* Nâng cao tính tuân thủ về nghĩa vụ lưu trữ tài liệu:
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, Luật Kế toán năm 2015, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP và Nghị định số 252/2026/NĐ-CP thì doanh nghiệp phải tuân thủ nghĩa vụ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp, ngay cả khi tạm ngừng hoạt động, giải thể, cụ thể:
- Đối với các doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh: Tuân thủ các quy định của pháp luật kế toán về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Tài liệu kế toán phải được đơn vị bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
- Đối với các doanh nghiệp giải thể: Được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án.
Ngoài ra, ngày 09/7/2026, Cục Quản lý, giám sát kế toán, kiểm toán – Bộ Tài chính đã ban hành Công văn về việc nâng cao tính tuân thủ pháp luật kế toán, trong đó đặc biệt lưu ý về việc thực hiện đúng nghĩa vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
Quy định này khẳng định rằng, ngay cả khi doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh hoặc hoàn tất thủ tục giải thể thì trách nhiệm lưu trữ hồ sơ kế toán vẫn tiếp tục, nhằm đảm bảo việc cung cấp hồ sơ khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
* Xử phạt khi không tuân thủ nghĩa vụ lưu trữ tài liệu:
a. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
– Phạt cảnh cáo:
- Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;
- Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
– Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng:
- Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;
- Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;
- Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;
- Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
– Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng:
- Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
- Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.
(Mức phạt tiền nêu trên là mức phạt tiền đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân)
b. Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp
– Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng: Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.
2. Đối tượng và trường hợp áp dụng
– Đối tượng áp dụng:
- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Tổ chức, cơ quan có chức năng lưu trữ tài liệu.
– Trường hợp áp dụng:
- Tạm ngừng kinh doanh.
- Thực hiện thủ tục giải thể, chấm dứt hoạt động.
- Đã giải thể.
– Trường hợp không áp dụng:
- Các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ mà không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị theo đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định.
3. Hướng dẫn lưu trữ tài liệu đúng quy định
– Phương thức thực hiện:
- Người đại diện theo pháp luật có trách nhiệm tự thực hiện hoặc;
- Thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ để bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán tại Việt Nam.
Đồng thời phải thông báo bằng văn bản về nơi lưu trữ tài liệu kế toán cho cơ quan thuế để đảm bảo nghĩa vụ cung cấp đầy đủ hồ sơ, thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác khi có nghi ngờ hoặc phát hiện thấy có các dấu hiệu bất thường trong hồ sơ thuế hoặc phát sinh tranh chấp khác (nếu có).
– Nơi lưu giữ: Tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.
– Hình thức lưu giữ: Trên phương tiện điện tử hoặc bằng bản giấy.
– Thời hạn lưu giữ:
+ Đối với doanh nghiệp:
- Tối thiểu 5 năm: Đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (Tài liệu chi tiết được quy định tại Điều 12 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP).
- Tối thiểu 10 năm: Đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác (Tài liệu chi tiết được quy định tại Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP).
- Vĩnh viễn: Đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng (Tài liệu chi tiết được quy định tại Điều 14 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP).
- Ít nhất 05 năm kể từ ngày doanh nghiệp giải thể: Đối với thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.
+ Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Tối thiểu là 05 năm. Đối với thời hạn lưu trữ hóa đơn thì thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.
4. Kết luận
Doanh nghiệp cần tiến hành rà soát và thống kê toàn bộ tài liệu cần lưu trữ để xác định thời hạn lưu trữ theo quy định. Đồng thời, xác định rõ cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm quản lý tài liệu và lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp (tự lưu giữ hoặc thuê đơn vị lưu trữ), bảo đảm tài liệu giấy và dữ liệu điện tử được bảo quản an toàn, có thể truy xuất khi cần.
Trường hợp pháp luật yêu cầu, doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật phải thực hiện việc thông báo địa điểm lưu giữ tài liệu cho cơ quan có thẩm quyền. Trong suốt thời hạn lưu trữ, tài liệu phải được bảo quản nguyên vẹn và sẵn sàng cung cấp khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước hoặc để giải quyết các vấn đề pháp lý phát sinh sau khi doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh hoặc giải thể.
Đây không chỉ là trách nhiệm phát sinh khi doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh hoặc giải thể mà còn là nghĩa vụ cần được thực hiện xuyên suốt quá trình hoạt động nhằm bảo đảm tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.