Sau kỳ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) năm 2025, một chu kỳ quen thuộc lại bắt đầu đối với nhiều doanh nghiệp: Cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) thực hiện rà soát dữ liệu và yêu cầu doanh nghiệp báo cáo tình hình đóng BHXH, BHYT bắt buộc theo Mẫu 05B-KT.
Đặc biệt, kể từ khi Luật BHXH 2024 chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, phạm vi đối tượng tham gia BHXH đã được mở rộng đáng kể. Điều này kéo theo sự thay đổi rõ rệt trong cách tiếp cận của cơ quan quản lý: không chỉ kiểm tra “có tham gia hay không”, mà chuyển sang đánh giá toàn diện bản chất quan hệ lao động và tính đúng – đủ của nghĩa vụ bảo hiểm.
I. Vì sao Mẫu 05B-KT là nỗi lo hậu quyết toán thuế?
Dữ liệu quyết toán thuế TNCN phản ánh toàn bộ thu nhập doanh nghiệp đã chi trả (bao gồm nhân sự chính thức, thời vụ, cộng tác viên, dịch vụ, v.v..). Trong khi đó, dữ liệu BHXH chỉ ghi nhận đối tượng tham gia bắt buộc.
Sự chênh lệch giữa hai hệ thống này chính là “điểm nhận diện” để cơ quan chức năng tập trung kiểm tra:
- Có bao nhiêu cá nhân phát sinh thu nhập nhưng chưa tham gia BHXH?
- Thu nhập kê khai có được phân loại đúng bản chất để tính đóng BHXH hay không?
- Doanh nghiệp có đang “lạm dụng” hợp đồng dịch vụ/cộng tác viên để giảm nghĩa vụ đóng?
Hiện nay, với sự liên thông dữ liệu số giữa cơ quan Thuế và Bảo hiểm, mọi sai lệch đều bị phân tích sâu. Mẫu 05b-KT 📥 (quy định tại Công văn 1584/BHXH-QLT) chính là bước “soi chiếu” toàn diện nhất sự khác biệt này.
II. Mẫu 05B-KT: Không chỉ là bảng kê, mà là bài kiểm tra tổng thể hệ thống
Nhiều doanh nghiệp hiểu lầm Mẫu 05b-KT 📥 chỉ là bảng kê hành chính. Thực tế, thông qua biểu mẫu này, cơ quan chức năng sẽ xác định nghĩa vụ BHXH theo từng trường hợp cụ thể:
- Lao động thuộc diện bắt buộc nhưng chưa tham gia.
- Lao động đang hưởng lương hưu/trợ cấp.
- Lao động thử việc, học nghề, thực tập.
- Người lao động đang tham gia BHXH tại đơn vị khác.
- Hợp đồng lao động dưới 1 tháng.
- Lao động có kê khai thuế nhưng không làm việc thực tế (sai lệch hồ sơ).
Vì vậy, điểm cốt lõi khi lập Mẫu 05B-KT không phải là điền đủ, mà là:
- Mỗi phân loại phải có căn cứ hồ sơ rõ ràng.
- Và phải phù hợp với thực tế vận hành nhân sự của doanh nghiệp.
Chỉ cần xếp sai một nhóm, toàn bộ lập luận giải trình phía sau có thể bị bác bỏ.
III. Những rủi ro điển hình doanh nghiệp thường gặp
Từ thực tiễn và kinh nghiệm hỗ trợ giải trình thanh tra, kiểm tra cho nhiều doanh nghiệp, Expertis nhận thấy 3 rủi ro lớn nhất mà doanh nghiệp thường đối mặt là:
- Cơ cấu lương “tách nhỏ” để giảm mức đóng: Nếu các khoản phụ cấp được chi trả cố định, thường xuyên và gắn với chức danh, cơ quan thanh tra sẽ truy thu dựa trên bản chất chi trả thay vì tên gọi trên hợp đồng.
- Sử dụng sai loại hợp đồng: Hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng dịch vụ hay khoán việc sẽ bị “vô hiệu” nếu thực tế người lao động làm việc thường xuyên, chịu sự quản lý, điều hành giám sát của một bên, có chấm công và hưởng phúc lợi như nhân viên chính thức.
- Chậm tham gia BHXH: Thời điểm tham gia BHXH sẽ được đối chiếu trực tiếp với ngày bắt đầu làm việc trên HĐLĐ và hồ sơ thuế. Việc trì hoãn báo tăng trong giai đoạn thử việc kéo dài thường dẫn đến truy thu và lãi chậm đóng.
⚠️ Hệ quả pháp lý có thể phát sinh:
- Truy thu BHXH và tiền lãi chậm đóng.
- Xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP (có thể lên đến 75 triệu đồng)
- Truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 216 Bộ luật Hình sự (phạt tiền đến 3 tỷ đồng hoặc phạt tù đến 07 năm)
IV. Checklist hồ sơ cần rà soát ngay lập tức
Để sẵn sàng làm việc với đoàn thanh tra, doanh nghiệp cần chủ động kiện toàn và rà soát toàn bộ hệ thống hồ sơ theo từng nhóm chức năng, đảm bảo tính đầy đủ và khả năng đối chiếu chéo.
Cụ thể, các nhóm hồ sơ trọng tâm bao gồm:
- Hồ sơ pháp lý & quy chế nội bộ: Nội quy lao động, Thang bảng lương, Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp, Quy chế đánh giá hiệu quả công việc (nếu có).
- Hồ sơ lao động: Hợp đồng lao động (chính thức) và phụ lục hợp đồng; Hợp đồng thử việc, Hợp đồng khoán việc, hợp đồng dịch vụ, cộng tác viên, Hợp đồng lao động không trọn thời gian, thực tập sinh.
- Hồ sơ thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Tờ khai và quyết toán thuế TNCN năm, Báo cáo thuế tháng/quý (nếu có), Danh sách cá nhân có phát sinh thu nhập đã kê khai thuế.
- Hồ sơ tiền lương và thanh toán: Bảng chấm công, Bảng tính lương chi tiết, Chứng từ thanh toán lương: Ủy nhiệm chi ngân hàng, Phiếu chi tiền mặt (nếu có).
V. Doanh nghiệp nên làm gì trước khi bị kiểm tra?
Thay vì chỉ phản ứng khi nhận được quyết định thanh kiểm tra, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện rà soát và chuẩn hóa hệ thống ngay từ sớm, đặc biệt trong giai đoạn sau quyết toán thuế.
Các bước cần ưu tiên bao gồm:
- Rà soát chênh lệch giữa dữ liệu thuế TNCN và dữ liệu tham gia BHXH.
- Kiểm tra lại cơ cấu tiền lương, đặc biệt là các khoản phụ cấp và hỗ trợ.
- Đánh giá lại toàn bộ hệ thống hợp đồng: HĐLĐ, hợp đồng dịch vụ, cộng tác viên.
- Chuẩn hóa hồ sơ theo hướng đồng nhất giữa hợp đồng – chấm công – bảng lương – BHXH – thuế.
Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu rà soát khi đã có quyết định thanh tra. Tuy nhiên, ở thời điểm đó, mọi dữ liệu gần như đã đóng, việc điều chỉnh sẽ vừa bị động vừa tiềm ẩn rủi ro pháp lý cao hơn.
Vì vậy, việc chuẩn bị sớm không đơn thuần là để đối phó thanh tra, mà là một bước đi mang tính quản trị:
- Giúp hệ thống nhân sự vận hành minh bạch và nhất quán.
- Kiểm soát chi phí lao động và nghĩa vụ BHXH trong dài hạn.
- Hạn chế tối đa rủi ro truy thu, xử phạt và tranh chấp pháp lý.
Tóm lại, việc lập Mẫu 05B-KT không chỉ là thủ tục hành chính mà là bài kiểm tra toàn diện sự đồng nhất giữa dữ liệu Thuế và Bảo hiểm của doanh nghiệp. Thay vì bị động chờ quyết định thanh tra, doanh nghiệp cần chủ động rà soát và chuẩn hóa hồ sơ ngay từ sớm để quản trị rủi ro, tránh bị truy thu hay xử phạt. Nếu gặp khó khăn trong việc đối soát dữ liệu và lập giải trình, hãy liên hệ Expertis để được tư vấn giải pháp an toàn và tối ưu nhất.