Hợp đồng điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi được ký bằng chữ ký số hợp lệ. Foxit Reader là công cụ miễn phí phổ biến nhất để làm việc này: ký trực tiếp vào file PDF bằng chứng thư số trong USB Token, không cần in ra giấy, không cần phần mềm trả phí. Bài viết này hướng dẫn chi tiết thực hiện ký số điện tử với hình minh họa cụ thể từng bước.
Ba thứ cần chuẩn bị
Foxit Reader 9.5.0+
Những bản thấp hơn 9.5.0 không có chức năng ký số. Nếu máy đang dùng bản cũ, hãy cập nhật trước khi thao tác.
USB Token còn hiệu lực
Cắm token vào máy và cài đặt trình quản lý token của nhà cung cấp chứng thư số. Cửa sổ cài đặt sẽ tự động hiện lên nếu máy không cài sẵn.
File PDF cần ký
Hợp đồng, phụ lục hoặc bản khai đã hoàn thiện nội dung, xuất ra định dạng PDF.
⚠️ Chỉ chạy trên Windows
Foxit Reader trên macOS và Linux hiện chưa hỗ trợ ký số bằng USB Token. Nếu bạn dùng Mac, cần chuyển sang máy Windows.
Mở file hợp đồng bằng Foxit Reader
Khởi động Foxit Reader, mở file PDF cần ký. Kiểm tra lại lần cuối nội dung, số hợp đồng và ngày tháng — sau khi ký số, mọi chỉnh sửa đều làm chữ ký mất hiệu lực.
Chọn tính năng Place Signature
- Chuyển sang thẻ 'Protect' trên thanh ribbon, bấm 'Sign & Certify' rồi chọn 'Place Signature…' trong danh sách đổ xuống.
- Con trỏ chuột đổi thành dấu cộng. Giữ chuột trái và kéo một khung chữ nhật ngay tại ô dành cho chữ ký của bên bạn. Kích thước khung này chính là kích thước con dấu chữ ký hiển thị sau cùng.
Khai báo thông tin chữ ký
Hộp thoại Sign Document hiện ra với thông tin đọc từ USB Token. Nếu thông tin chữ ký không hiện sẵn, chọn ‘Refresh ID List’.
Kiểm tra ba mục sau rồi bấm ‘Sign’:
- Sign As — chọn đúng chứng thư số cần dùng. Nếu máy đang cắm nhiều token hoặc có nhiều chứng thư đã hết hạn, đây là chỗ dễ nhầm nhất.
- Appearance Type — mẫu hiển thị của con dấu chữ ký trên văn bản.
- Reason và Location — lý do ký và địa điểm; không bắt buộc nhưng nên điền cho hồ sơ đối soát về sau.
Đặt tên file và lưu bản đã ký
Foxit yêu cầu lưu thành file mới trước khi ký. Nên đặt tên có hậu tố rõ ràng để phân biệt với bản gốc, chọn thư mục lưu rồi bấm ‘Save’.
Nhập mã PIN của USB Token
Phần mềm quản lý token yêu cầu xác thực. Nhập mã PIN rồi bấm ‘Đăng nhập’. Nhập sai nhiều lần liên tiếp có thể khóa token — nếu không nhớ, hãy liên hệ nhà cung cấp chứng thư số để được cấp lại thay vì thử tiếp.
Nếu nhập đúng mã PIN của USB Token, phần mềm sẽ ký số vào văn bản. Chữ ký số của bạn sẽ xuất hiện tại nơi đã chọn, thao tác ký số đến đây là hoàn tất.
Kiểm tra chữ ký sau khi ký
Để kiểm tra, bấm biểu tượng cây bút ở thanh công cụ dọc bên trái — bảng Digital Signatures liệt kê người ký, thời điểm ký và trạng thái hiệu lực của chữ ký.
Bốn điều nên nhớ
- Kiểm tra hạn chứng thư số. Chữ ký tạo bằng chứng thư đã hết hạn không có giá trị. Theo dõi ngày hết hạn để gia hạn trước ít nhất 15 ngày.
- Ký xong là chốt nội dung. Mọi thay đổi sau đó — kể cả thêm một dấu cách — đều khiến chữ ký chuyển sang trạng thái không hợp lệ. Rà soát kỹ trước khi ký.
- Đúng thứ tự các bên. Với hợp đồng nhiều bên, mỗi bên ký lần lượt trên cùng một file; bên sau ký lên bản đã có chữ ký của bên trước, không tạo file mới song song.
- Lưu trữ cả bản gốc. Giữ file chưa ký và file đã ký trong cùng thư mục, đặt tên theo quy ước thống nhất để phục vụ đối chiếu và thanh kiểm tra.
💡 Không dùng được Foxit Reader?
Adobe Acrobat Reader DC hoặc phần mềm ký số chuyên dụng của nhà cung cấp chứng thư số đều cho kết quả tương đương. Chữ ký số tạo ra tuân theo cùng một chuẩn PAdES, nên file ký ở phần mềm nào cũng đọc và xác thực được ở phần mềm còn lại.