📌 Tóm tắt nội dung:
| Trường hợp | Hình thức thanh toán không tiền mặt (TTKTM) | Yêu cầu về chứng từ chứng minh |
|---|---|---|
| Thông thường | Chuyển khoản qua ngân hàng (theo NĐ 52/2024/NĐ-CP) |
Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng. Không chấp nhận trường hợp nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán. |
| Đặc thù 1 | Bù trừ giá trị giữa hàng hóa, dịch vụ |
Biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên. Nếu qua bên thứ ba, cần biên bản bù trừ công nợ của ba bên. |
| Đặc thù 2 | Bù trừ công nợ vay, mượn tiền | Hợp đồng vay/mượn bằng văn bản lập trước đó; chứng từ chuyển tiền từ tài khoản bên cho vay sang bên đi vay. |
| Đặc thù 3 | Thanh toán ủy quyền cho bên thứ 3 |
Quy định cụ thể trong hợp đồng bằng văn bản. Bên thứ ba phải là tổ chức/thể nhân đang hoạt động hợp pháp. |
| Đặc thù 4 | Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu | Hợp đồng mua bán bằng văn bản được lập trước đó. |
| Đặc thù 5 | Thực hiện cưỡng chế theo Quyết định Nhà nước | Chứng từ chuyển tiền vào tài khoản của bên thứ ba tại Kho bạc Nhà nước theo Quyết định của cơ quan nhà nước. |
| Đặc thù 6 | Mua trả chậm, trả góp |
Hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, chứng từ TTKTM (nếu đến hạn thanh toán), nếu chưa đến hạn vẫn được khấu trừ tạm thời. |
| Đặc thù 7 | Nhập khẩu dưới 05 triệu đồng, nhập khẩu hàng hóa là quà tặng, hàng mẫu không phải trả tiền | Không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào |
| Đặc thù 8 | Ủy quyền thanh toán bởi người lao động |
Thanh toán bằng hình thức TTKTM khi ủy quyền thanh toán hộ theo quy chế tài chính/nội bộ và TTKTM hoàn lại.
|
Trong bối cảnh cơ chế khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) tiếp tục siết chặt về chứng từ và phương thức thanh toán, việc thiết lập và lưu trữ đúng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trở thành điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp được khấu trừ thuế hợp lệ. Quy định hiện hành yêu cầu doanh nghiệp phải chứng minh dòng tiền thanh toán qua các kênh hợp lệ để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Bài viết này hướng dẫn 10 trường hợp và các yêu cầu về chứng từ làm căn cứ xác định khấu trừ thuế GTGT dựa trên Nghị định 181/2025/NĐ-CP ngày 01/07/2025.
I. Thanh toán không dùng tiền mặt là gì?
Từ 01/07/2025, Luật Thuế Giá trị gia tăng 2024 số 48/2024/QH15 chính thức có hiệu lực, quy định chi tiết các điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Cụ thể, Điểm b Khoản 2 Điều 14 quy định:
“Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ;”
Để hướng dẫn cụ thể quy định này, ngày 01/07/2025 Chính phủ ban hành Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng. Trong đó, Điều 26 Mục 2 Nghị định quy định hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần từ 05 triệu Đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
💡 Bãi bỏ quy định về mức giá trị hóa đơn 20 triệu Đồng của Luật thuế GTGT sửa đổi 2013.
Theo Khoản 1 điều 26 của Nghị định 181/2025/NĐ-CP:
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15 tháng 05 năm 2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.
⚠️ Lưu ý: Không chấp nhận các chứng từ bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán.
Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt quy định: Phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt (sau đây gọi là phương tiện thanh toán) là phương tiện do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, công ty tài chính được phép phát hành thẻ tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán cung ứng dịch vụ ví điện tử phát hành và được khách hàng sử dụng nhằm thực hiện giao dịch thanh toán, bao gồm: séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, nhờ thu, ủy nhiệm thu, thẻ ngân hàng (bao gồm: thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, thẻ trả trước), ví điện tử và các phương tiện thanh toán khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
II. 08 trường hợp đặc thù và yêu cầu chứng từ cụ thể
Theo Điểm 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định 08 trường hợp đặc thù theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng được áp dụng khấu trừ thuế GTGT gồm:
1. Thanh toán bù trừ giá trị giữa hàng hóa, dịch vụ
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng. Trường hợp bù trừ công nợ qua bên thứ ba phải có biên bản bù trừ công nợ của ba bên làm căn cứ khấu trừ thuế.
2. Bù trừ công nợ tiền vay, mượn; cấn trừ qua bên thứ ba
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua bên thứ ba mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản được lập trước đó và có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay, cho mượn sang tài khoản của bên đi vay, đi mượn đối với khoản vay, mượn bằng tiền bao gồm cả trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với khoản tiền mà bên bán hỗ trợ cho bên mua, hoặc nhờ bên mua chi hộ.
3. Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba thanh toán không dùng tiền mặt (bao gồm cả trường hợp bên bán yêu cầu bên mua thanh toán không dùng tiền mặt cho bên thứ ba do bên bán chỉ định) thì việc thanh toán theo ủy quyền hoặc thanh toán cho bên thứ ba theo chỉ định của bên bán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thức văn bản và bên thứ ba là một tổ chức hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật.
4. Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ bằng cổ phiếu, trái phiếu mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng mua bán dưới hình thức văn bản được lập trước đó.
5. Thực hiện cưỡng chế theo Quyết định Nhà nước
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán theo phương thức không dùng tiền mặt vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện cưỡng chế bằng biện pháp thu tiền, tài sản do tổ chức, cá nhân khác đang nắm giữ (theo Quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền).
Yêu cầu: Có chứng từ chuyển tiền vào tài khoản bên thứ ba tại Kho bạc Nhà nước theo Quyết định cưỡng chế của cơ quan nhà nước; mức khấu trừ tương ứng số tiền được chuyển vào tài khoản này.
6. Mua trả chậm, trả góp từ 05 triệu đồng
Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị hàng hóa, dịch vụ mua từ 05 triệu đồng trở lên, cơ sở kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản, hóa đơn giá trị gia tăng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Trường hợp chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt do chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng thì cơ sở kinh doanh vẫn được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
Trường hợp chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng hoặc Phụ lục hợp đồng vẫn được khấu trừ tạm thời. Nếu đến hạn mà không có chứng từ không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ vào kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng.
7. Nhập khẩu dưới 05 triệu đồng, nhập khẩu hàng hóa là quà tặng, hàng mẫu không phải trả tiền
Trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới 05 triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới 05 triệu đồng theo giá đã có thuế giá trị gia tăng và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng, hàng mẫu không phải trả tiền của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài thì không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào.
8. Ủy quyền thanh toán bởi người lao động
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được ủy quyền cho cá nhân là người lao động của cơ sở kinh doanh thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của cơ sở kinh doanh, sau đó cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
Chỉ áp dụng với cá nhân là người lao động của cơ sở kinh doanh
⚠️ Lưu ý:
Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người nộp thuế có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Khấu trừ thuế GTGT hiệu quả là kết quả của một quy trình quản trị chứng từ được thiết kế bài bản: chuẩn hóa điều khoản thanh toán ngay từ hợp đồng, vận hành bù trừ/ủy quyền theo chuẩn, lưu vết đầy đủ chứng từ ngân hàng và đối chiếu công nợ, đồng thời kiểm soát ngưỡng giao dịch để áp dụng đúng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt. Doanh nghiệp nên duy trì vòng đời hồ sơ minh bạch (lập – phê duyệt – lưu trữ – đối soát định kỳ), số hóa dữ liệu để truy xuất nhanh khi cần, và thực hiện soát xét nội bộ trước kỳ kê khai/quyết toán. Cách tiếp cận này giúp giảm thiểu rủi ro tuân thủ, bảo toàn quyền khấu trừ và nâng chuẩn vận hành tài chính – kế toán theo hướng kỷ luật, minh bạch và kiểm soát bằng dữ liệu.
📑 Trích luật:
- Luật Thuế GTGT 2024 – Điều 14. Khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
- Nghị định 181/2025/NĐ-CP – Điều 26. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nghị định 52/2024/NĐ-CP – Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.