fbpx

Cẩm nang hóa đơn điện tử

Chính phủ yêu cầu việc thực hiện hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải được hoàn thành chậm nhất là ngày 01/11/2020.

I. Tóm tắt nội dung Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018

1. Hiệu lực thi hành việc sử dụng hóa đơn điện tử (Thời gian chuyển tiếp để áp dụng)

Tại Nghị định, Chính phủ yêu cầu việc thực hiện hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải được hoàn thành chậm nhất là ngày 01/11/2020.

Trong thời gian  từ 01/11/2018-31/10/2020, các Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP vẫn còn hiệu lực thi hành.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế thì được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/10/2020.

Theo đó, đối với những đối tượng thuộc trường hợp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử cần lưu ý những mốc thời gian sau:

– Trước ngày 01/11/2018:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng.

– Từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020:

Trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng cơ sở kinh doanh chưa đủ điều kiện về công nghệ thông tin để áp dụng để áp dụng thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ nhưng phải gửi mẫu theo Phụ lục 03 và tờ khai thuế giá trị gia tang đến cơ quan thuế

Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian này nếu được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì phải áp dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện để áp dụng hóa đơn điện tử thì được phép sử dụng Hóa đơn giấy theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP thì thực hiện như cơ sở kinh nêu trên.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục cho đến hết ngày 31/10/2020 và thực thiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Từ ngày 01/11/2020:

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không có mã, hóa đơn điên có mã của cơ quan thuế theo quy định

Từ ngày này, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành.

2. Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

  1. Hóa đơn giá gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tang theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
  2. Hoá đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dư liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
  3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

3. Mã của hóa đơn điện tử

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

4. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo Điều 12, Nghị định này thì đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
  • Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
  • Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nhưng thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
  • Hộ, cá nhân kinh doanh lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ hàng tiêu dung, thuốc tân dược, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dung tại một số địa bàn thuận lợi được thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế từ năm 2018.

5. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

– Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải, nước sạch, tài chính, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại và các doanh nghiệp đã hoặc sẽ giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, có hệ thống phần mềm kế toán đáp ứng yêu cầu thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

-Tuy nhiên, nếu các doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì vẫn phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

6. Hủy hóa đơn giấy khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử

Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế , doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (Khoản 3, Điều 14, Nghị định này). Thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện theo Nghị định số 39/2014/TT-BTC trong đó yêu cầu phải hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Doanh nghiệp chỉ được sử dụng một hình thức hóa đơn khi phát hành

7. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy

Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử quy định, hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy . Việc chuyển đổi phải đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định và không có hiệu lức để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

8. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực như: Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải, nước sạch, tài chính tín dụng… và không có rủi ro về thuế truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành theo Nghị định này.

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điên tử của Tổng cục thuế trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.

9. Xử lý với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã được lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và gửi cho người mua có sai sót (do người bán hoặc người mua phát hiện) thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán thông báo với cơ quan theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế.

– Trường hợp sau khi nhận dữ liệu hóa đơn, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị đinh này về việc hủy hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua, cơ quan thuế.

10. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Khoản 1, Khoản 3, Khoản 4 Điều 12 Nghị định này. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

– Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành theo Nghị định này cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong thời gian 01 ngày kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

11. Xử lý hóa đơn có sai sót sau khi cấp mã

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế.

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành đính kèm Nghị định này để hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn thay thế.

12. Năm trường hợp được cấp hóa đơn điện tử miễn phí

1. Hộ, cá nhân kinh doanh (trừ hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, công nghiệp, xây dựng hoặc từ 10 tỷ đồng trở lên lĩnh vực trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo quy định tại khoản 4, Điều 12 Nghị định này)

2. Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp trong 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp.

3. Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn.

4. Doanh nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và quy định của Bộ Tài chính (trừ doanh nghiệp hoạt động tại khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao)

5. Đối tượng khác do Bộ Tài chính quyết định.

 Cẩm nang hóa đơn điện tử

II. Các câu hỏi thường gặp khi tìm hiểu và sử dụng hóa đơn điện tử

Câu hỏi 1. Điểm mạnh và điểm yếu khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

STT Điểm mạnh Điểm yếu Khắc phục điểm yếu
1 Tiết kiệm thời gian. Người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ đâu nếu có internet, không xảy ra trường hợp mất hóa đơn Doanh nghiệp phải chủ động trong việc khởi tạo và phát hành hóa đơn Training nhân sự xuât hóa đơn, khi quen rồi thì cũng tương đối đơn giản
2 Giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy: chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và chi phí lưu trữ hóa đơn, giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn… Doanh nghiệp cần một hạ tầng kỹ thuật tốt, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàngđáp ứng được yêu cầu Thường chỉ cần một máy tính có kết nối internet và Tokken USB
3 Đáp ứng tất cả các tình huống phát hành hóa đơn như đối với hóa đơn giấy Doanh nghiệp nhỏ và vừa thường chậm  trong việc tiếp cận công nghệ, ngại thay đổi Thay đổi tư duy, do đầu ra không sử dụng, mà nhà cung cấp thì có nhiều đơn vị sử dụng Hóa đơn điện tử nên để đỡ bỡ ngỡ thì cũng nên tiếp xúc dần dần và thay đổi theo xu hướng
4 Bảo mật, an toàn dữ liệu hóa đơn Trình độ của hệ thống nhân lực để có thể sử dụng Tuyển dụng, training nhân sự
5 Có thể tích hợp với phần mềm kế toán và phần mềm bán hàng Phụ thuộc vào máy móc (mất điện; hệ thống lỗi, internet) dẫn đến chậm trễ trong việc xuất hàng hóa Chưa khắc phục được. Do doanh nghiệp nhỏ và vừa thì không đủ điều kiện trang bị máy phát điện, liên quan cơ sở vật chất…
6 Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy và được PL công nhận

Các VNPL liên quan:

-Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 về HĐ  bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

-Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi một số điều của NĐ 51/2010/NĐ-CP

-Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2015 hướng dẫn thi hành NĐ số 51/2010/NĐ-CP

-Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 về khởi tạo phát hành ehoadon

-Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có nhiều vấn đề mà doanh nghiệp chưa biết cách xử lý, đặc biệt logistic. Khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn để trình cơ quan chức năng kiểm tra trên đường, như vậy khi dung hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không biết lấy hóa đơn nào để xuất trình. Tốn chi phí xác nhận, photo hóa đơn chứng từ khi đối tác yêu cầu hóa đơn giấy dẫn đến mất thời gian. Theo Điều 29, Nghị định số119/2018/NĐ-CP quy định

-Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, Cơ quan Nhà nước truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu hóa đơn phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy.

-Trường hợp bất khả kháng, do sự cố, không tra cứu được nếu:

+Người vận chuyển có chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử thì xuất trình chứng từ giấy gửi cho cơ quan nhà nước. Cơ quan Nhà nước sẽ tra cứu lại

+Người vận chuyển không có chứng từ giấy thì cơ quan Nhà nước kiểm tra qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kiêm tra, xác nhận

7 Đảm bảo độ chính xác, an  toàn hơn, tránh tình trạng làm giả hóa đơn Đối với người mua

–         nhận hóa đơn qua email có thể bị thất lạc do không kiểm tra mail đầy đủ, sai địa chỉ email khi gửi thông tin xuất hóa đơn

–         Khi nhận được email hóa đơn, nếu không theo dõi kỹ, có thể hóa đơn đó bị hủy. Tuy nhiên phần này theo yêu cầu của Nghị định nếu hóa đơn đã giao cho người mua, muốn hủy thì phải gửi thông báo cho thuế và biên bản thỏa thuận giữa người mua và người bán

Thống nhất một địa chỉ e-mail sử dụng để nhận hóa đơn và download về lưu (trong trường hợp dữ liệu bị xóa)
8 Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng
-Gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua email tích hợp trên phần mềm cung cấp hóa đơn điện tử-Gửi qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu-Xuất ra và gửi cho khách hàng qua email-In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh

 

Câu hỏi 2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế)?

Theo Điều 20, Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì:

Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực như: Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải, nước sạch, tài chính tín dụng… và không có rủi ro về thuế truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành theo Nghị định này.

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điên tử của Tổng cục thuế trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.

Câu hỏi 3. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)?

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Khoản 1, Khoản 3, Khoản 4 Điều 12 Nghị định này. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành theo Nghị định này cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong thời gian 01 ngày kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Câu hỏi 4. Hóa đơn điện tử có liên không?

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

Câu hỏi 5: Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng cách nào?

  1. Tiếp nhận trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành. Mỗi khách hàng sẽ có một mã tra cứu để truy cập hệ thống.
  2. Tiếp nhận qua email.
  3. Tiếp nhận qua tin nhắn SMS trên điện thoại

Câu hỏi 6: Khách hàng có thể xem hóa đơn điện tử bằng cách nào?

  1. Xem trên máy tính, máy tính bảng có kết nối internet
  2. Xem trên các thiết bị Smart phone có kết nối internet

Câu hỏi 7: Với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể thực hiện những tác vụ gì?

– Xem Hóa đơn

– Tải hóa đơn để thực hiện lưu trữ

– In hóa đơn ra giấy để xem (không có giá trị pháp lý)

Câu hỏi 8: Bên mua phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?

Không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

Câu hỏi 9. Trong Điều 17, Thông tư 153 có quy định: “Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hoá đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau: – Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hoá đơn. Dòng ghi hàng hoá cuối cùng của số hoá đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hoá đầu số hoá đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. – Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các lo ?

Với hóa đơn giấy số lượng dòng trên một hóa đơn là cố định, nên khi phát sinh số lượng hàng hóa dịch vụ nhiều thì không thể ghi đủ trên 1 hóa đơn. Nhưng với hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tự tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ kí số ký trên toàn bộ file hóa đơn, đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hay bảng kê hóa đơn (Hóa đơn điện tử chỉ có 1 số hóa đơn nhưng là Hóa đơn gồm nhiều trang)

Câu hỏi 10. Hóa đơn điện tử có được sử dụng dạng song ngữ (Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài) được không?

Có. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Câu hỏi 11. Làm thế nào để phân biệt được Hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và Hóa đơn giấy?

1.Số liên: Hóa đơn điện tử không có liên

2.Trường Ký hiệu trên Hóa đơn :

  • Hóa đơn điện tử: E
  • Hóa đơn giấy: P

3.Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy
4.Chữ ký:

  • Hóa đơn điện tử: Chữ ký số
  • Hóa đơn giấy: Ký tay

Câu hỏi 12. Khách hàng (bên người mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử ở dạng giấy không?

Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được người bán gửi cho hóa đơn điện tử dưới dạng tập tin. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể thực hiện truy cập, tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn. Nếu cẩn thận, khách hàng có thể tải tập tin hóa đơn về và lưu trữ file.

Trường hợp, khách hàng vẫn cần hóa đơn giấy để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán thì bên bán sẽ in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn chuyển đổi điện tử, ký đóng dấu và gửi cho khách hàng.

Câu hỏi 13. Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thẻ thanh toán với bên bán bằng hình thức nào?

Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua vẫn có thể thanh toán với bên bán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy (tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng, các hình thức khác)

Câu hỏi 14. Khách hàng kê khai thuế với hóa đơn điện tử thế nào?

Khách hàng sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể khai thuế như quy trình khai thuế đối với hóa đơn giấy.

Khách hàng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra hóa đơn giấy và có chữ ký của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế và lưu trữ.

Câu hỏi 15. Khi lập hóa đơn điện tử ngày ghi trên hóa đơn và ngày ký hóa đơn có bắt buộc phải trùng nhau không?

Căn cứ Điều 7, Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hoa cho người mua, hoàn thành việc cung cấp dịch vụ…

Theo logic thì trong Nghị định thì không đề cập đến ngày ký hóa đơn và quan tâm đến ngày ghi trên hóa đơn là ngày chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, hoàn thành dịch vụ… Do đó ngày trên hóa đơn và ngày ký điện tử không bắt buộc phải trùng nhau.

Câu hỏi 16. Nếu hóa đơn điện tử (đã lập và ký số) có sai sót thì điều chỉnh, xử lý thế nào?

Trường hợp hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành đính kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP này để hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn thay thế.

Câu hỏi 17. Phần mềm tạo hóa đơn điện tử có bắt buộc phải tích hợp với phần mềm kế toán/phần mềm bán hàng không hay có thể sử dụng độc lập riêng

Căn cứ điểm đ khoản 2 điều 4 Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì :

“Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.”

Câu hỏi 18: Khi nào Bên mua hàng cần Hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như HĐĐT? Để có Hóa đơn giấy cần phải làm gì?

Bên mua cần Hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.

  • Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của Người bán, dấu của Người bán.
  • Trên Hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
  • Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành Hóa đơn (bên bán) để được cấp Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Câu hỏi 19: Doanh nghiệp (bên bán) có thể vừa phát hành song song HĐĐT cùng Hóa đơn giấy được không?

Với 1 đơn hàng cụ thể: Nếu sử dụng HĐĐT thì không sử dụng Hóa đơn tự in, Hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng Hóa đơn đặt in thì không sử dụng HĐĐT, Hóa đơn tự in).

Với các đơn hàng khác nhau: có thể sử dụng song song cả Hóa đơn giấy và HĐĐT.

Câu hỏi 20: Doanh nghiệp sử dụng song song cả HĐĐT và Hóa đơn giấy thì việc Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn điện tử cho 2 hình thức này như thế nào?

Doanh nghiệp thực hiện gộp tình hình sử dụng HĐĐT và tính hình sử dụng Hoá đơn giấy vào mẫu BC26/AC Thông tư 39/2014/TT-BTC (mỗi hình thức 1 dòng) để báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn với cơ quan Thuế.

>> Cẩm nang về Tiền lương đóng bảo hiểm xã hội 2018