Thời gian qua, trong công tác quản lý, Cục Thuế đã phát hiện tình trạng một số doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh sử dụng phần mềm để vận hành song song hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên cho cùng một đơn vị kinh doanh trong một kỳ kế toán năm. Nhằm chấn chỉnh tình trạng này, ngày 31/03/2026 vừa qua Cục Thuế đã ban hành Công văn số 1902/CT-CĐS với những yêu cầu phối hợp nghiêm ngặt gửi tới các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán.
I. Nhận diện hành vi gian lận thuế
Cục Thuế khẳng định: Việc sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán, một hệ thống sổ để báo cáo với cơ quan thuế, một hệ thống sổ còn lại được vận hành nội bộ để ghi nhận đầy đủ doanh thu thực tế là hành vi vi phạm nghiêm trọng pháp luật về thuế và kế toán. Cụ thể:
Trách nhiệm của người nộp thuế
1. Thực hiện đăng ký thuế, sử dụng mã số thuế theo quy định của pháp luật.
2. Khai chính xác, trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ thuế đúng thời hạn; chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ của hồ sơ thuế và các tài liệu cung cấp cho cơ quan thuế trong quá trình giải quyết hồ sơ thuế theo quy định của pháp luật về thuế.
Theo Điều 17 Luật Quản lý thuế 2019
Hành vi trốn thuế
2. Không ghi chép trong sổ kế toán các khoản thu liên quan đến việc xác định số tiền thuế phải nộp.
Theo Điều 143 Luật Quản lý thuế 2019
Các hành vi bị nghiêm cấm
10. Lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên hoặc cung cấp, công bố các báo cáo tài chính có số liệu không đồng nhất trong cùng một kỳ kế toán.
Theo Khoản 10 Điều 13 Luật Kế toán 2015
Tội vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng
1. Người nào lợi dụng chức vụ, quyền hạn thực hiện một trong những hành vi sau đây, gây thiệt hại từ 100,000,000 đồng đến dưới 300,000,000 đồng hoặc dưới 100,000,000 đồng nhưng đã bị xử lý kỷ luật hoặc xử phạt vi phạm hành chính về hành vi này mà còn vi phạm, thì bị phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 01 năm đến 05 năm:
…
đ) Lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên nhằm bỏ ngoài số kế toán tài sản, nguồn vốn, kinh phí của đơn vị kế toán
…
Theo Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015
Theo các quy định hiện hành nêu trên, các đơn vị có nghĩa vụ ghi nhận mọi phát sinh về kinh tế, tài chính một cách toàn diện, minh bạch và chính xác vào một hệ thống sổ sách kế toán duy nhất.
Hành vi lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên nhằm che giấu doanh thu, quy mô hoạt động, từ đó giảm thiểu nghĩa vụ thuế không chỉ gây thất thu ngân sách Nhà nước mà còn tạo ra sự bất bình đẳng trong môi trường kinh doanh, làm giảm sút kỷ cương pháp luật.
II. Các biện pháp phối hợp ngăn chặn gian lận thuế theo Công văn 1902/CT-CĐS
Để phòng ngừa, phát hiện và ngăn chặn kịp thời hành vi lợi dụng các giải pháp công nghệ nhằm mục đích gian lận thuế này, Cục Thuế đề nghị các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán thực hiện ngay các biện pháp sau:
- Nghiêm cấm hỗ trợ các hệ thống sổ song song: Không phát triển, tích hợp hoặc hỗ trợ triển khai các hệ thống phần mềm có khả năng vận hành song song hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên cho cùng một đơn vị kinh doanh.
- Thiết lập cơ chế cảnh báo tự động: Chủ động tích hợp các cơ chế cảnh báo, ghi nhận lịch sử thay đổi dữ liệu và tự động phát hiện dấu hiệu bất thường trong hệ thống phần mềm kế toán, thông báo kịp thời cho khách hàng để phòng ngừa từ sớm nguy cơ bị lợi dụng vào các mục đích gian lận thuế.
- Đồng bộ dữ liệu: Thực hiện kết nối phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán và giải pháp hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp để truyền tự động, đầy đủ dữ liệu hóa đơn điện tử của người nộp thuế đến cơ quan thuế theo từng giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ thực tế đảm bảo đúng quy định của pháp luật về sử dụng hóa đơn điện tử.
- Báo cáo các đối tượng có dấu hiệu vi phạm: Phối hợp chặt chẽ với cơ quan thuế trong việc cung cấp thông tin về khách hàng vận hành song song hai hệ thống phần mềm số kế toán tài chính (Thông tin cung cấp gồm Tên người nộp thuế, mã số thuế, địa chi trụ sở/địa điểm kinh doanh).
Bên cạnh đó, các tổ chức này còn có nghĩa vụ rà soát và lập danh sách toàn bộ khách hàng đang sử dụng phần mềm sổ kế toán tài chính tính đến ngày 31/03/2026 để gửi về cơ quan quản lý.
Thay vì vận hành song song nhiều hệ thống dữ liệu kế toán phức tạp và thiếu đồng nhất, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần hướng tới tư duy quản trị tài chính minh bạch. Việc đồng bộ hóa mọi dữ liệu trên một hệ thống sổ sách duy nhất chính là cơ sở cốt lõi để nhà quản trị đánh giá chính xác sức khỏe tài chính thực tế của doanh nghiệp mình. Một hệ thống dữ liệu chuẩn mực, minh bạch sẽ là điểm tựa vững chắc để doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các nguồn vốn tín dụng, thu hút đối tác và xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững.