Bạn có từng trải qua cảm giác hốt hoảng khi lục tung chồng hồ sơ kế toán mà vẫn không tìm thấy chứng từ cần thiết? Đối với kế toán viên và chủ doanh nghiệp nhỏ, việc sắp xếp hồ sơ không chỉ là nhiệm vụ hàng ngày mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc và việc tuân thủ pháp luật. Nhiều người xem nhẹ công việc này, nhưng khi số lượng chứng từ tăng lên, sự thiếu tổ chức sẽ biến mọi thứ thành một thử thách lớn. Một hệ thống lưu trữ hợp lý không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn mang lại sự tự tin khi có kiểm tra bất ngờ.
Bạn không đơn độc nếu đang băn khoăn về cách tổ chức chứng từ kế toán sao cho khoa học và dễ tìm. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, đều gặp khó khăn trong việc quản lý sổ sách. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất mà còn tiềm ẩn rủi ro khi cần cung cấp thông tin nhanh chóng cho đối tác, khách hàng hoặc cơ quan chức năng. Vậy làm thế nào để biến mớ giấy tờ lộn xộn ấy thành một kho tài liệu dễ dàng tra cứu?
– Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
– Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.
– Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
– Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
– Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
- Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
- Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
- Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
– Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều 41 Luật kế toán năm 2015, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ.
Đăng ký thành viên để ưu tiên nhận các cẩm nang về kế toán, thuế, quản trị doanh nghiệp và các kỹ năng làm việc mới nhất.
Quý khách có nhu cầu vui lòng xem thêm các dịch vụ EXPERTIS cung cấp :
