Bài viết hướng dẫn đầy đủ, chi tiết cách tổ chức Hệ thống quản lý tiền lương (còn gọi là hệ thống tiền lương) trong doanh nghiệp.
Hiểu về Hệ thống quản lý tiền lương #
Hệ thống quản lý tiền lương, Hệ thống tiền lương, hay Hệ thống lương, là một hệ thống bao gồm các yếu tố cấu thành được tổ chức một cách chặt chẽ nhằm thực hiện toàn bộ chính sách tiền lương áp dụng đối với đội ngũ nhân sự.
Giám đốc, chủ doanh nghiệp có toàn quyền lựa chọn cách quản lý tiền lương của doanh nghiệp mình, tuy nhiên dù thực hiện theo cách nào, thì hệ thống lương của doanh nghiệp cần pháp đảm bảo đáp ứng 2 nội dung:
- Phải có tính hiệu quả.
- Phải đúng với các quy định pháp luật có liên quan.
Hệ thống tiền lương hiệu quả là một hệ thống thích hợp và đủ tốt để giúp doanh nghiệp thực hiện thành công việc xây dựng đội ngũ nhân sự cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Vì vậy khi xây dựng hệ thống tiền lương cần phải đáp ứng 4 yêu cầu cơ bản sau:
- Mức lương phải thể hiện tính cạnh tranh về giá cả thị trường.
- Tiền lương phải tương xứng với năng lực và đóng góp của mỗi người, đảm bảo sự công bằng trong doanh nghiệp.
- Cơ cấu lương phải linh hoạt, phải có phần cứng và phần mềm để có thể điều chỉnh lên xuống khi cần thiết.
- Cách tính tiền lương phải đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng để mọi người có thể hiểu và kiểm tra được tiền lương của mình.
Hệ thống tiền lương của doanh nghiệp phải đảm bảo khi thực hiện thì đáp ứng các yêu cầu của pháp luật sau đây:
- Các quy định về lao động, tiền lương tại Bộ Luật Lao động;
- Các quy định về Bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN) tại Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Bảo hiểm y tế, Luật Việc làm;
- Để được hạch toán tiền lương vào chi phí của doanh nghiệp và trình bày trên Báo cáo tài chính phải theo Luật kế toán, Luật thuế thu nhập doanh nghiệp;
- Tiền lương chịu thuế thu nhập cá nhân, do đó phải theo Luật thuế thu nhập cá nhân.
Quy trình xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý tiền lương #
Quy trình xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý tiền lương bao gồm việc thực hiện 5 nội dung sau đây:
- Xây dựng quy chế trả lương;
- Xây dựng thang lương (hay còn gọi là Thang bảng lương);
- Chấm công;
- Tính lương;
- Thanh toán tiền lương;
Quy chế trả lương là văn bản do doanh nghiệp tự xây dựng dựa trên cơ sở các quy định của Bộ Luật Lao động và các Nghị định của chính phủ về hướng dẫn xây dựng quy chế tiền lương trong doanh nghiệp, được công bố và áp dụng trong doanh nghiệp.
Quy chế trả lương quy định về tiền lương, các vấn đề liên quan đến tiền lương và các khoản phải trả khác cho người lao động như tiền thưởng, phụ cấp, các khoản chính sách phúc lợi… Qua đó xác định được căn cứ và cách thức tính lương cho người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp.
Lưu ý: Cơ chế trả lương hoặc chính sách trả lương không thể là bất biến mà nó cần được liên tục xem xét, đánh giá và sửa đổi cho phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, những thay đổi của pháp luật lao động và những yêu cầu mới
Thang bảng lương (Từ chính xác hơn là Hệ thống thang bảng lương) là hệ thống các nhóm lương, ngạch lương và các bậc lương được thiết kế làm cơ sở trả lương cho người lao động. Tùy theo năng lực, vị trí công việc và mức độ phức tạp của công việc, doanh nghiệp sẽ trả lương cho người lao động dựa trên thang bảng lương đã xây dựng.
Vai trò của thang bảng lương trong doanh nghiệp
Xây dựng thang bảng lương giúp doanh nghiệp đảm bảo tính công bằng trong trả lương giúp người lao động biết được thu nhập thực tế của mình và có được kỳ vọng phấn đấu để đạt những vị trí có mức lương cao hơn trong thang lương.
Thang bảng lương còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý lao động của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp dễ dàng kế hoạch hóa quỹ lương và quản lý chi phí lương cực kỳ hiệu quả.
Xây dựng thang bảng lương là trách nhiệm của doanh nghiệp. Khi xây dựng thang bảng lương người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện.
Chấm công là việc theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, … để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động tiền lương trong doanh nghiệp.
Hiện nay, các hình thức chấm công khá đa dạng. Được sử dụng phổ biến nhất hiện nay phải kể tới các hình thức chấm công như:
- Chấm công bằng thẻ giấy
- Chấm công bằng thẻ từ
- Chấm công bằng khuôn mặt
- Chấm công bằng vân tay
- Chấm công online…
Cho dù chấm công bằng phương tiện nào, tất cả đều để phục vụ cho mục đích xác định số ngày công làm việc trong tháng theo quy chế lao động, tiền lương của doanh nghiệp và phù hợp với quy định pháp luật.
Tính lương là việc tính số tiền lương mà người lao động nhận được hàng tháng căn cứ theo tất cả các quy định của hệ thống tiền lương của doanh nghiệp.
Để tính được lương, người tính lương cần thu thập đầy đủ tất cả các thông số hình thành nên tiền lương của người lao động. Tùy thuộc vào Hệ thống tiền lương của mỗi doanh nghiệp mà có cách tính khác nhau.
Việc tính lương đòi hỏi đáp ứng các yêu cầu sau đây:
- Tính lương phải chính xác.
- Tính lương phải kịp thời và đúng hạn.
- Việc tính lương phải “Có thể kiểm tra được” phục vụ cho mục đích Tự kiểm tra của doanh nghiệp; Người lao động kiểm tra lại; Cơ quan lao động, bảo hiểm và thuế kiểm tra khi thanh kiểm tra, quyết toán thuế.
Kết quả của việc thanh toán lương là lập Bảng lương. Do thông số tiền lương quá nhiều, dẫn đến Bảng lương là một bảng có rất nhiều thông tin, các thông tin này liên kết chặt chẽ với nhau, liên quan nhiều ngành luật, rất dễ xảy ra sai sót, do đó doanh nghiệp cần chú ý trong quá trình thực hiện.
Thanh toán lương là việc thanh toán số tiền đến người lao động.
Các hình thức thanh toán lương thông dụng:
- Lập phiếu chi lương thanh toán bằng tiền mặt trực tiếp từng người.
- Lập phiếu chi lương và chi bằng tiền mặt và chi cho một người đại diện nhận đối với doanh nghiệp có đặc thù đội nhóm, công trình.
- Chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng.
- Ủy nhiệm chi lương thông qua dịch vụ thanh toán lương của ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản.
Thời hạn thanh toán lương:
Trái với cách nghĩa của đa số doanh nghiệp là muốn thanh toán lúc nào tùy ý. Thực tế, thời hạn thanh toán lương phải phụ thuộc 2 yếu tố là:
- Thỏa thuận tại Hợp đồng lao động, Quy chế tiền lương.
- Thời gian thanh toán lương quy định tại Bộ luật Lao động.
FAQ - Những lỗi thường gặp trong việc quản lý tiền lương #
Sai sót trong việc chấm công, trong tính toán khối lượng sản phẩm không chính xác; sai phạm trong việc ghi nhận dữ liệu về nhân sự như: không phản ánh kịp thời sự biến động về nhân sự, báo cáo sai số ngày nghỉ, số giờ tăng ca….
- Tính lương sai tùy theo mức độ sai và khía cạnh sai mà bị phạt, bị truy thu, bị thanh tra BHXH
- Ngoài ra, tính lương thực lãnh sai gây ức chế về tâm lý cho nhân viên.
Thời gian và hình thức trả lương do hai bên tự thỏa thuận với nhau.
Đối với trường hợp đặc biệt do thiên tai, hỏa hoạn hoặc lý do bất khả kháng khác mà doanh nghiệp đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng thời hạn theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động thì doanh nghiệp có nghĩa vụ:
– Không được trả lương chậm quá 01 tháng;
– Trả thêm cho người lao động một khoản tiền do trả lương chậm, cụ thể như sau:
- Nếu thời gian trả lương chậm dưới 15 ngày thì không phải trả thêm;
- Nếu thời gian trả lương chậm từ 15 ngày trở lên thì phải trả thêm một khoản tiền ít nhất bằng số tiền trả chậm nhân với lãi suất trần huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm trả lương. Khi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam không quy định trần lãi suất thì được tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng của ngân hàng thương mại, nơi doanh nghiệp, cơ quan mở tài khoản giao dịch thông báo tại thời điểm trả lương.
Tiền lương ghi trong hợp đồng lao động và tiền lương trả cho người lao động bằng tiền Đồng Việt Nam, trường hợp người lao động là người nước ngoài tại Việt Nam thì có thể bằng ngoại tệ.
