Khi một doanh nghiệp phát triển, các yêu cầu tài chính của nó cũng tăng theo đồng thời. Kết quả là, các Giám đốc/chủ sở hữu (thường không có bí quyết kế toán) phải trải qua một thời gian khó khăn để quyết định xem họ nên thuê một nhân viên kế toán nội bộ hay chọn một lựa chọn khác là thuê ngoài kế toán chuyên nghiệp.
Quy mô của doanh nghiệp là yếu tố chính để hiểu được những thách thức tài chính kế toán mà doanh nghiệp phải đối mặt.
Với Doanh nghiệp lớn (100 nhân viên toàn thời gian trở lên):
Cỗ máy cồng kềnh luôn gặp khó khăn với việc Duy trì tính hiệu quả của doanh nghiệp, Buộc phải áp dụng công nghệ để tối ưu hoạt động. Do đối đối với các doanh nghiệp cỡ lớn, việc tổ chức kế toán bằng hệ thống phần mềm hoặc công nghệ tập trung dữ liệu, tinh giản, tiết kiệm chi phí và nhờ đó đạt và duy trì được hiệu quả.
Với Doanh nghiệp quy mô trung bình (từ 10 đến 99 nhân viên toàn thời gian):
Doanh nghiệp quy mô trung bình đối mặt với những thách thức khác nhau, bao gồm:
- Thu hút và giữ người tài;
- Lập kế hoạch phát triển doanh nghiệp;
- Tuân thủ luật pháp và các quy định có liên quan.
Do vậy , các chủ doanh nghiệp cỡ vừa kỳ vọng bộ phận kế toán có thể:
- Tư vấn và Lập kế hoạch tài chính cho kế hoạch quá trình tăng trưởng;
- Tư vấn và Lập kế hoạch tài chính để cho phép doanh nghiệp áp dụng chính sách lương vượt trội giúp tuyển dụng và giữ chân nhân tài;
- Kiểm soát việc tuân thủ pháp luật và quy định liên quan chặt chẽ, để hỗ trợ các mục tiêu phát triển cho tương lai.
Với Doanh nghiệp nhỏ (ít hơn 10 nhân viên)
Doanh nghiệp quy mô nhỏ đối mặt với một loạt thách thức khác nhau, bao gồm:
- Không có đủ thời gian xử lý các vấn đề tài chính, kế toán;
- Dòng tiền không ổn định;
- Nhu cầu tối ưu hóa chi phí quản lý.
Do đó các chủ doanh nghiệp kỳ vọng bộ phận kế toán có thể:
- Kiểm soát việc tuân thủ pháp luật và quy định liên quan như một cách để giải phóng thời gian cho các doanh nhân tập trung vào việc ổn định các dòng doanh thu của họ;
- Giúp họ tối ưu chi phí quản lý
Việc lựa chọn kế toán nội bộ và nhân viên kế toán bên ngoài để đáp ứng các mục tiêu là khó khăn. Do đó, để hiểu sự khác biệt và ưu nhược điểm của cả hai và có thể đưa ra lựa chọn chính xác, hãy đọc qua bài viết này.
# 1) Yếu tố chi phí #
Chi phí, rõ ràng trở thành mối quan tâm lớn khi đưa ra các quyết định kinh doanh. Việc thuê một nhân viên đòi hỏi phải có các khoản tiền lớn và đảm bảo thu được lợi nhuận hợp lý.
Xét một cách tổng thể, việc thuê một kế toán viên toàn thời gian khiến bạn tốn kém hơn. Nó không chỉ là về số tiền bạn trả cho họ dưới dạng tiền lương mà còn là các quyền lợi bổ sung bao gồm, bảo hiểm, thưởng, trợ cấp v.v, cơ sở vật chất để làm việc. Trong trường hợp này, lựa chọn khác – thuê ngoài kế toán có thể tiết kiệm chi phí hơn đến 65%.
#2) Yếu tố đảm bảo chất lượng #
Có đội ngũ kế toán và sổ sách kế toán nội bộ mang lại nhiều thuận lợi; mà bạn có thể gặp trực tiếp họ bất cứ lúc nào bạn muốn và trong trường hợp có bất kỳ công việc kế toán khẩn cấp nào, bạn có thể hoàn thành nó ngay lập tức. Tuy nhiên, bạn có thể không gặt hái được nhiều lợi ích nếu bạn thiếu nguồn lực kinh tế cho bộ phận kế toán.
Ngược lại, khi bạn mua các dịch vụ thuê ngoài, bạn sẽ được tiếp cận với toàn bộ đội ngũ chuyên gia có đủ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm chi tiết. Nhờ đó, chất lượng hoàn thành công việc cho bạn cao hơn hẳn.
#3) Tính nhất quán #
Có một nhân viên kế toán nội bộ có thể giúp bạn an ủi, nhưng những sai lầm của họ có thể không được chú ý nhiều hơn. Theo các chỉ tiêu của Hệ thống kế toán Việt Nam, các tổ chức phải chịu trách nhiệm về việc nộp không chính xác các khoản thuế và báo cáo tài chính do kế toán của họ thực hiện. Trong khi đó, các công ty thuê ngoài thường có một đội ngũ giám sát đánh giá công việc của kế toán viên của họ, không để xảy ra sai sót, đưa ra các báo cáo chính xác một cách nhất quán.
Thứ hai, nếu kế toán viên duy nhất của bạn rời công ty mà không có thông báo trước, bạn có thể sẽ phải vội vàng tìm một người mới tương đương và ngoài ra, phải dành sức lực để giúp họ làm quen với tài khoản hoặc quy trình kế toán của bạn. Điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của chính bạn và của doanh nghiệp.
Không giống như vậy, kế toán thuê ngoài loại bỏ rủi ro như vậy. Trong trường hợp một nhân viên kế toán thuê ngoài của bạn rời đi, họ có thể giao công việc của bạn cho bất kỳ ai trong nhóm chuyên gia của họ. Với việc thuê ngoài, các doanh nghiệp có thể yên tâm về tính nhất quán trong hoạt động.
#4) Câu hỏi về lòng trung thành và tính bảo mật thông tin kinh doanh #
Đây là một trong những yếu tố bị bỏ qua nhiều nhất trong thế giới kinh doanh. Theo một nghiên cứu, 22 đến 28% doanh nghiệp đã từng gặp phải hành vi gian lận nhân viên. Hơn nữa, các trò gian lận trong công ty có nhiều khả năng ảnh hưởng đến các doanh nghiệp quy mô nhỏ, nơi mà nhân viên càng lớn tuổi thì họ càng có nhiều cơ hội gian lận và quy mô gian lận sẽ càng lớn. Thêm vào đó, sự phức tạp của quy trình có thể giúp ai đó ngăn chặn sự gian lận.
Mặc khác, các nhân viên nội bộ có thể am hiểu về các bí mật kinh doanh.
Những trường hợp như vậy ít xảy ra hơn với kế toán thuê ngoài do nhiều lý do. Họ thường có kiểm toán viên để đảm bảo không có hoạt động gian lận nào được thực hiện. Họ quan tâm nghiêm ngặt đến yếu tố uy tín. Họ không am hiểu về các bí mật kinh doanh ở chiều sâu mà chỉ hiểu trên bề mặt công việc chuyên nghiệp của họ. Họ không có điều kiện và động cơ để gian lận và tiếp cận các bí mật kinh doanh.
Do đó, lòng trung thành và độ tin cậy là hai lý do lớn để cân nhắc việc thuê ngoài thay vì thuê nhân viên nội bộ.
#5) Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và sự sắc bén #
Bạn hoàn toàn có khả năng có được những chuyên gia kinh nghiệm cho công việc kế toán của mình, tuy nhiên sử dụng kế toán chuyên thuê ngoài là giải pháp hiệu quả nhất để có được những chuyên gia có trình độ chuyên môn đa dạng, kinh nghiệm thích hợp và sự sắc bén của nhà tư vấn chuyên nghiệp với mức chi phí rẻ nhất.
Mặc khác, đa phần với kế toán nội bộ và nguồn lực tài chính trong giới hạn của doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn chỉ có thể sử dụng kế toán với những chức năng cơ bản (Nhóm công việc 1-2)
1. Công việc quản lý giao dịch (Transactional works)
- Ghi sổ (Bookkeeping)
- Quản lý Hoạt động thanh toán (Accounts payable/bill pay)
- Quản lý Hoạt động thu tiền (Accounts Receivable)
- Chi lương (Payroll)
- Xử lý các giao dịch (transaction processing)
Khóa sổ (Financial closures)
2. Công việc tuân thủ (Compliance works)
- Chuẩn bị các loại báo cáo thuế (Tax preparation)
- Chuẩn bị các loại báo cáo tài chính (Financial reporting)
- Báo cáo lương và thu nhập (Payroll compliance reporting)
Trong khi đó các nhà cung cấp dịch vụ kế toán lớn và chuyên nghiệp có thể cung cấp cho bạn các dịch vụ quan trọng trong kế toán (Nhóm công việc 3-4-5):
3. Công việc tư vấn của chuyên gia (Consulting works)
- Tư vấn thuế (Tax consulting)
- Lập kế hoạch thuế (Tax planning)
4. Công việc đánh giá (Performance works)
- Phân tích dòng tiền (Cash flow analytics)
- Phân tích dữ liệu (Data analytics)
- Phân tích tài chính (Financial performance)
- Kiểm soát nội bộ (Internal control)
5. Công việc chiến lược (Strategic works)
- Ngân sách doanh nghiệp (Budgeting)
- Lập kế hoạch tài chính (Financial Planning)
- Xác định giá trị doanh nghiệp và kế hoạch đầu tư (M&A & Funding)
Tham khảo: Dịch vụ kế toán thuế trọn gói
# Tình huống 1
Bạn đang xem xét để thuê một kế toán toàn thời gian trong văn phòng của bạn.
Chính xác là các doanh nghiệp vừa và nhỏ duy trì sự cân bằng giữa thu nhập và chi tiêu, một dòng tiền dương. Là một doanh nhân, bạn phải biết rằng một kế toán viên có thể bổ sung nhiều chi phí hơn vào tài khoản doanh nghiệp của bạn. Điểm bất lợi đáng chú ý nhất ở đây là bạn có thể phải mở rộng không gian văn phòng, mua một hệ thống máy tính, mua một phần mềm kế toán (bắt kịp xu hướng) và trả tiền phúc lợi cho nhân viên.
Ưu điểm:
- Giải quyết nhanh chóng khi có yêu cầu.
- Kiểm soát nhân viên nhiều hơn
Nhược điểm:
- Đắt
- Kinh nghiệm còn hạn chế
- Không hỗ trợ giải quyết các vấn đề kế toán
- Không giải quyết được những tình huống có vấn đề phức tạp
# Tình huống 2
Bạn đang có kế hoạch thực hiện kế toán doanh nghiệp của mình hoặc giao trách nhiệm này cho một nhân viên trong khi sử dụng phần mềm kế toán.
Giao cho một nhân viên vai trò của một người ghi sổ, đặc biệt là đối với một doanh nghiệp đang phát triển tiềm năng có thể trở nên hơi nguy hiểm do một số lý do. Nguy cơ lớn nhất là nhân viên sẽ không có kiến thức về các quy trình kế toán và không thể giúp bạn lập kế hoạch tài chính.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí
- Không thuê mướn phức tạp
Nhược điểm:
- Thiếu kiến thức và kinh nghiệm kế toán
- Không có khả năng cung cấp thông tin chi tiết về tài chính
- Tăng nguy cơ mắc sai lầm tốn kém
# Tình huống 3
Bạn đang có kế hoạch thực hiện những kế hoạch cho sự phát triển của doanh nghiệp của mình, bạn cần một chuyên gia về tài chính để đánh giá và đưa ra các thông số trên khía cạnh tài chính cho quyết định của bạn.
Tuyển dụng một chuyên gia với mức lương khá cao hoặc thuê công ty kế toán lớn, chuyên nghiệp để tư vấn
Ưu điểm:
- Giải quyết nhanh chóng khi có yêu cầu.
- Kiểm soát nhân viên nhiều hơn
Nhược điểm:
- Chi phí quá cao so với thuê ngoài
- Bạn không đủ khả năng đánh giá kiến thức và kinh nghiệm kế toán của chuyên gia
- Tăng nguy cơ mắc sai lầm tổn hại kế hoạch phát triển
Có nhiều lợi ích đáng kể mà bạn có thể gặt hái được khi tận dụng các kỹ năng, chuyên môn và kinh nghiệm của các chuyên gia kế toán tại công ty đối tác thuê ngoài của bạn.
Họ có thể giúp bạn điều hành các hoạt động kinh doanh của bạn một cách suôn sẻ, bạn sẽ có lợi ích vì họ sẽ chăm sóc tài chính và kế toán của bạn một cách đồng nhất và có tổ chức, đồng thời giảm gánh nặng thuế cho bạn và cung cấp các dịch vụ kế toán mang tính cá nhân.
Mỗi công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài kế toán sẽ có chi phí dịch vụ, chính sách, mô hình lịch trình làm việc khác nhau, v.v.
Điều quan trọng cần xem xét là bạn nhận được gì từ đối tác thuê ngoài kế toán của mình.
Bạn cần kiểm tra các chi tiết dịch vụ của họ, bao gồm:
- Các câu hỏi của bạn có được giải đáp kịp thời không?
- Họ có cung cấp gói chi phí ổn định không?
- Họ có cam kết cung cấp các dịch vụ chất lượng không?
- Họ có sẵn sàng cung cấp các dịch vụ kế toán hoàn chỉnh không?
- Họ có sẵn sàng cung cấp cho bạn lời khuyên tài chính chuyên nghiệp không?
- Họ có đại diện cho bạn trong trường hợp kiểm toán thuế không?
- Họ có đại diện cho bạn trong trường hợp kiểm toán tài chính không?
Bạn cần kiểm tra các thẩm quyền cung cấp dịch vụ và Ban giám đốc của họ, bao gồm:
- Bạn chỉ được bảo vệ khi bạn thuê công ty cung cấp dịch vụ đủ điều kiện hành nghề, bạn hãy kiểm tra xem họ có đủ điều kiện hành nghề kế toán không?
- Ban giám đốc có đủ kinh nghiệm chuyên môn với ngành kinh doanh của bạn không
- Ban giám đốc có luôn sẳn sàng hỗ trợ bạn không?
