Kế toán nội bộ hay Kế toán chuyên nghiệp thuê ngoài: Làm sao quyết định?

# 1) Yếu tố chi phí

Chi phí, rõ ràng trở thành mối quan tâm lớn khi đưa ra các quyết định kinh doanh. Việc thuê một nhân viên đòi hỏi phải có các khoản tiền lớn và đảm bảo thu được lợi nhuận hợp lý.

Xét một cách tổng gthể, việc thuê một kế toán viên toàn thời gian khiến bạn tốn kém hơn. Nó không chỉ là về số tiền bạn trả cho họ dưới dạng tiền lương mà còn là các quyền lợi bổ sung bao gồm, bảo hiểm, thưởng, trợ cấp v.v, cơ sở vật chất để làm việc. Trong trường hợp này, lựa chọn khác – thuê ngoài kế toán có thể tiết kiệm chi phí hơn đến 65%.

#2) Yếu tố đảm bảo chất lượng

Có đội ngũ kế toán và sổ sách kế toán nội bộ mang lại nhiều thuận lợi; mà bạn có thể gặp trực tiếp họ bất cứ lúc nào bạn muốn và trong trường hợp có bất kỳ công việc kế toán khẩn cấp nào, bạn có thể hoàn thành nó ngay lập tức. Tuy nhiên, bạn có thể không gặt hái được nhiều lợi ích nếu bạn thiếu nguồn lực kinh tế cho bộ phận kế toán.

Ngược lại, khi bạn mua các dịch vụ thuê ngoài, bạn sẽ được tiếp cận với toàn bộ đội ngũ chuyên gia có đủ kiến ​​thức, kỹ năng, kinh nghiệm chi tiết. Nhờ đó, chất lượng hoàn thành công việc cho bạn cao hơn hẳn.

#3) Tính nhất quán

Có một nhân viên kế toán nội bộ có thể giúp bạn an ủi, nhưng những sai lầm của họ có thể không được chú ý nhiều hơn. Theo các chỉ tiêu của Hệ thống kế toán Việt Nam, các tổ chức phải chịu trách nhiệm về việc nộp không chính xác các khoản thuế và báo cáo tài chính do kế toán của họ thực hiện. Trong khi đó, các công ty thuê ngoài thường có một đội ngũ giám sát đánh giá công việc của kế toán viên của họ, không để xảy ra sai sót, đưa ra các báo cáo chính xác một cách nhất quán.

Thứ hai, nếu kế toán viên duy nhất của bạn rời công ty mà không có thông báo trước, bạn có thể sẽ phải vội vàng tìm một người mới tương đương và ngoài ra, phải dành sức lực để giúp họ làm quen với tài khoản hoặc quy trình kế toán của bạn. Điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của chính bạn và của doanh nghiệp.

Không giống như vậy, kế toán thuê ngoài loại bỏ rủi ro như vậy. Trong trường hợp một nhân viên kế toán thuê ngoài của bạn rời đi, họ có thể giao công việc của bạn cho bất kỳ ai trong nhóm chuyên gia của họ. Với việc thuê ngoài, các doanh nghiệp có thể yên tâm về tính nhất quán trong hoạt động.

#4) Câu hỏi về lòng trung thành và tính bảo mật thông tin kinh doanh

Đây là một trong những yếu tố bị bỏ qua nhiều nhất trong thế giới kinh doanh. Theo một nghiên cứu, 22 đến 28% doanh nghiệp đã từng gặp phải hành vi gian lận nhân viên. Hơn nữa, các trò gian lận trong công ty có nhiều khả năng ảnh hưởng đến các doanh nghiệp quy mô nhỏ, nơi mà nhân viên càng lớn tuổi thì họ càng có nhiều cơ hội gian lận và quy mô gian lận sẽ càng lớn. Thêm vào đó, sự phức tạp của quy trình có thể giúp ai đó ngăn chặn sự gian lận.

Mặc khác, các nhân viên nội bộ có thể am hiểu về các bí mật kinh doanh.

Những trường hợp như vậy ít xảy ra hơn với kế toán thuê ngoài do nhiều lý do. Họ thường có kiểm toán viên để đảm bảo không có hoạt động gian lận nào được thực hiện. Họ quan tâm nghiêm ngặt đến yếu tố uy tín. Họ không am hiểu về các bí mật kinh doanh ở chiều sâu mà chỉ hiểu trên bề mặt công việc chuyên nghiệp của họ. Họ không có điều kiện và động cơ để gian lận và tiếp cận các bí mật kinh doanh.

Do đó, lòng trung thành và độ tin cậy là hai lý do lớn để cân nhắc việc thuê ngoài thay vì thuê nhân viên nội bộ.

#5) Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và sự sắc bén

Bạn hoàn toàn có khả năng có được những chuyên gia kinh nghiệm cho công việc kế toán của mình, tuy nhiên sử dụng kế toán chuyên thuê ngoài là giải pháp hiệu quả nhất để có được những chuyên gia có trình độ chuyên môn đa dạng, kinh nghiệm thích hợp và sự sắc bén của nhà tư vấn chuyên nghiệp với mức chi phí rẻ nhất.

Mặc khác, đa phần với kế toán nội bộ và nguồn lực tài chính trong giới hạn của doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn chỉ có thể sử dụng kế toán với những chức năng cơ bản (Nhóm công việc 1-2)

1. Công việc quản lý giao dịch (Transactional works)

• Ghi sổ (Bookkeeping)
• Quản lý Hoạt động thanh toán (Accounts payable/bill pay)
• Quản lý Hoạt động thu tiền (Accounts Receivable)
• Chi lương (Payroll)
• Xử lý các giao dịch (transaction processing)
  Khóa sổ (Financial closures)

2. Công việc tuân thủ (Compliance works)

• Chuẩn bị các loại báo cáo thuế (Tax preparation)
• Chuẩn bị các loại báo cáo tài chính (Financial reporting)
• Báo cáo lương và thu nhập (Payroll compliance reporting)

Trong khi đó các nhà cung cấp dịch vụ kế toán lớn và chuyên nghiệp có thể cung cấp cho bạn các dịch vụ quan trọng trong kế toán (Nhóm công việc 3-4-5):

3. Công việc tư vấn của chuyên gia (Consulting works)

• Tư vấn thuế (Tax consulting)
• Lập kế hoạch thuế (Tax planning)

4. Công việc đánh giá (Performance works)

• Phân tích dòng tiền (Cash flow analytics)
• Phân tích dữ liệu (Data analytics)
• Phân tích tài chính (Financial performance)
• Kiểm soát nội bộ (Internal control)

5. Công việc chiến lược (Strategic works)

• Ngân sách doanh nghiệp (Budgeting)
• Lập kế hoạch tài chính (Financial Planning)
• Xác định giá trị doanh nghiệp và kế hoạch đầu tư (M&A & Funding)