Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong việc ra quyết định

Tiếp cận thông tin nhanh chóng #

Các nhà quản lý cần tiếp cận thông tin nhanh chóng để đưa ra quyết định về các vấn đề chiến lược, tài chính, tiếp thị và hoạt động. Các công ty thu thập một lượng lớn thông tin, bao gồm hồ sơ khách hàng, dữ liệu bán hàng, nghiên cứu thị trường, hồ sơ tài chính, dữ liệu sản xuất và hàng tồn kho và hồ sơ nguồn nhân lực. Tuy nhiên, phần lớn thông tin đó được lưu giữ trong các cơ sở dữ liệu của các bộ phận riêng biệt, gây khó khăn cho những người ra quyết định trong việc truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng.

Hệ thống thông tin quản lý đơn giản hóa và tăng tốc độ truy xuất thông tin bằng cách lưu trữ dữ liệu ở vị trí trung tâm có thể truy cập được qua mạng. Kết quả là các quyết định nhanh hơn và chính xác hơn.

“Kịp thời có chọn lọc” có thể nói là tiêu chí hàng đầu của nhà quản lý khi ra quyết định, công việc quản lý điều hành doanh nghiệp phần lớn là việc ra các quyết định chính xác, quyết định đó phải có tính kịp thời một cách có chọn lọc.  Bạn không thể làm được điều này nếu thiếu hệ thống thông tin quản lý.

Quyết định dựa trên thông tin mới nhất #

Hệ thống thông tin quản lý tập hợp dữ liệu từ bên trong và bên ngoài tổ chức. Bằng cách thiết lập mạng lưới liên kết cơ sở dữ liệu trung tâm với các cửa hàng bán lẻ, nhà phân phối và các thành viên của chuỗi cung ứng, các công ty có thể thu thập dữ liệu bán hàng và sản xuất hàng ngày hoặc thường xuyên hơn và đưa ra quyết định dựa trên thông tin mới nhất.

Giúp các bộ phận có thể hợp tác với nhau #

Trong các tình huống mà việc ra quyết định liên quan đến các bộ phận, nhóm cũng như các cá nhân, hệ thống thông tin quản lý giúp các nhóm dễ dàng đưa ra các quyết định hợp tác. Ví dụ, trong một nhóm dự án, hệ thống thông tin quản lý cho phép tất cả các thành viên truy cập vào cùng một dữ liệu thiết yếu, ngay cả khi họ đang làm việc ở các vị trí khác nhau.

Diễn giải kết quả một cách hiệu quả #

Hệ thống thông tin quản lý giúp người ra quyết định hiểu được ý nghĩa của các quyết định của họ. Hệ thống đối chiếu dữ liệu thô thành các báo cáo theo định dạng cho phép người ra quyết định nhanh chóng xác định các mẫu và xu hướng mà dữ liệu thô sẽ không rõ ràng.

Những người ra quyết định cũng có thể sử dụng hệ thống thông tin quản lý để hiểu tác động tiềm tàng của sự thay đổi. Ví dụ, người quản lý bán hàng có thể đưa ra dự đoán về ảnh hưởng của việc thay đổi giá đối với doanh số bán hàng bằng cách chạy mô phỏng trong hệ thống và hỏi một số câu hỏi “nếu giá là như thế nào”.

Có thể trình bày và có tính thuyết phục #

Các công cụ báo cáo trong hệ thống thông tin quản lý cho phép người ra quyết định điều chỉnh báo cáo cho phù hợp với nhu cầu thông tin của các bên khác. Nếu một quyết định yêu cầu sự chấp thuận của một giám đốc điều hành cấp cao, người ra quyết định có thể tạo một bản tóm tắt ngắn gọn về điều hành để xem xét. Nếu người quản lý muốn chia sẻ những phát hiện chi tiết của báo cáo với đồng nghiệp, họ có thể tạo báo cáo đầy đủ và cung cấp các mức dữ liệu bổ sung khác nhau.

Một quyết định của người ra quyết định có được sự ủng hộ của đội ngũ công ty hay không phần lớn nhờ vào tính thuyết phục của quyết định đó, tính thuyết mục của quyết định không thể được diễn giải bằng lời mà phải bằng những thông số được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu để mô tả chính xác thông tin mà người ra quyết định muốn truyền tải. Điều này được quyết định bởi Hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp.