Con dấu công ty là vật thể được khắc nổi hoặc khắc chìm các nội dung của công ty nhằm tạo nên một hình dấu cố định trên các văn bản khi ra quyết định, giao dịch. Khắc con dấu và quản lý con dấu là một trong những công việc bắt buộc khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký thành lập công ty.
Khi làm con dấu công ty phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về nội dung, số lượng, kích thước và một số yêu cầu khác để con dấu công ty được sử dụng hợp pháp.
Quy định của Luật Doanh nghiệp về con dấu của doanh nghiệp #
Quyền quyết định con dấu công ty:
Quyết định về số lượng con dấu, hình thức con dấu và nội dung con dấu là Chủ doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Hội đồng quản trị và một số chủ thể khác theo quy định của Điều lệ công ty.
Mẫu con dấu, số lượng con dấu công ty:
Đối với mẫu con dấu bao gồm hình thức, kích cỡ, nội dung, màu mực và số lượng con dấu sẽ do các chủ thể có thẩm quyền nêu trên quyết định.
Trước ngày 01/01/2021: trước khi đưa vào sử dụng phải thông báo mẫu con dấu với cơ đăng ký kinh doanh để đăng thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký công ty.
Nội dung con dấu công ty:
Con dấu công ty phải có nội dung về mã số công ty và tên công ty theo đăng ký kinh doanh. Ngoài ra, công ty có thể bổ sung thêm các từ ngữ, hình ảnh khác vào nội dung con dấu của mình.
Doanh nghiệp được quyền tự quyết đối với con dấu doanh nghiệp
Theo Luật Doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu nhưng nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:
- Tên doanh nghiệp;
- Mã số doanh nghiệp.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định bắt buộc về thông tin thể hiện trong nội dung con dấu đã bị bãi bỏ, doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020 doanh nghiệp cũng có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Điều này trong Luật doanh nghiệp 2014 không thể hiện.
Nội dung con dấu không được vi phạm điều cấm theo quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ – CP. Cụ thể nội dung con dấu không được sử dụng:
- Quốc huy, quốc kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Đảng kỳ của Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Tên, hình ảnh, biểu tượng của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị công an, đơn vị quân đội, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp.
- Từ ngữ, ký hiệu, hình ảnh có vi phạm đến truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của Việt Nam.
Hướng dẫn làm con dấu công ty #
Chọn mẫu dẫu và đơn vị khắc dấu
Công ty cần xác định chính xác về mẫu con dấu trước khi thực hiện khắc con dấu cả về hình thức và lượng con dấu, loại con dấu.
Sau đó, công ty sẽ tìm kiếm đơn vị, công ty có cung cấp dịch vụ khắc con dấu để tiến hành khắc con dấu.
Khi thực hiện khắc con dấu, công ty cần chuẩn bị bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thành lập và bản mẫu hoặc bản phác thảo con dấu của công ty. Nếu công ty chưa có bản mẫu, bản phác thảo con dấu thì khi đến làm việc với đơn vị khắc con dấu cần trình bày rõ thông tin của con dấu để đơn vị nắm được các yêu cầu khi thực hiện. Hoặc công ty cùng đơn vị đó phác thảo sơ bộ về mẫu con dấu để đảm bảo khi khắc con dấu, con dấu có nội dung và hình thức đúng như yêu cầu, quyết định của chủ thể có thẩm quyền của công ty.
Kích thước con dấu công ty
Hiện nay, các văn bản quy định về kích thước con dấu của Bộ Nội vụ hay Bộ Công an đều đã hết hiệu lực thi hành và không có văn bản thay thế về nội dung .
Do đó, con dấu của công ty có kích thước tùy theo quyết định của chủ thể có thẩm quyền của công ty.
Tuy nhiên, các chủ thể có quyền quyết định về mẫu con dấu cũng cần cân nhắc để quyết định mẫu con dấu, không nên sử dụng mẫu con dấu quá to hoặc quá nhỏ, mẫu con dấu vừa phải, vừa đủ để thể hiện các nội dung cần thiết của con dấu.
Không cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng #
Trước đây theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp được tự khắc dấu nhưng trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực từ 01/01/2021 quy định trên đã được bãi bỏ. Doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Đây được coi là một quy định mới, tiến bộ, phù hợp trong việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến doanh nghiệp.
Công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp #
Luật Doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận dấu của doanh nghiệp tồn tại dưới 02 hình thức bao gồm:
- Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;
- Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Quy định này đã chính thức công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp. Đây là nội dung hoàn toàn mới so với quy định của Luật Doanh nghiệp 2014.
Chữ ký số đã được Nghị định 130/2018/NĐ-CP giải thích khái niệm. Theo đó có thể hiểu đơn giản, chữ kí số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.
Việc đưa chữ ký điện tử làm dấu của doanh nghiệp góp phần giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn trong việc sử dụng dấu thay vì chỉ sử dụng con dấu khắc như hiện nay.
Quản lý, lưu trữ và sử dụng con dấu #
Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.
Quy định này đã được Luật Doanh nghiệp 2020 bổ sung thêm căn cứ thực hiện. Theo đó, việc quản lý và lưu giữ con dấu còn được thực hiện theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.
Nếu như Luật Doanh nghiệp 2014 quy định con dấu được quản lý và lưu giữ theo Điều lệ công ty thì tại Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có thể tự ban hành quy chế đối với việc sử dụng con dấu của mình.
Bên cạnh đó, quy định mới còn hạn chế trường hợp sử dụng dấu của doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2014 hiện đang cho phép con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
Nhưng từ ngày 01/01/2021, hai bên trong giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
