“Bí kíp email” dành cho những người siêu bận rộn

Trong một bài viết gần đây, nhà đầu tư mạo hiểm Fred Wilson đã chia sẻ về sự chật vật của ông với vấn đề quản lý email cũng như mọi phương cách anh đã kinh qua: “Cứ mỗi khi tôi đạt đến trạng thái làm việc năng suất, thì sau cùng, kiểu gì khối lượng email khổng lồ cũng sẽ lại đè bẹp tôi.” Đây là một vấn đề rất phổ biến. Khi mà thời gian là vô giá và chúng ta đều bị choáng ngợp bởi lượng email nhận được hằng ngày, giải pháp ở đây là gì?

bi quyet quan ly email

Đã đến lúc bạn nhìn lại cách tiếp cận vấn đề bằng con mắt thận trọng hơn và áp dụng chiến lược “đơn giản là nhất”. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một danh sách các cách viết và quản lý email hiệu quả. Một lời khuyên chân thành: Không phải lúc nào lịch sự cũng nên được ưu tiên hàng đầu, mà đôi khi bạn cần thay đổi để đạt hiệu quả công việc và có được hồi đáp mong muốn.

1. VIẾT NGẮN GỌN

Không ai thích đọc một email dài bằng 1 trang A4 cả. Một nguyên tắc đơn giản là hãy giữ cho độ dài email chỉ trong một vài dòng. Nếu nội dung không cho phép bạn viết ngắn như vậy, hãy cố gắng rút gọn chúng hết mức có thể. Nhiều người bây giờ thường hay đọc email trên điện thoại, vậy nên bạn viết càng ngắn thì người ta sẽ càng dễ đọc – và bạn sẽ được hồi âm sớm hơn.

2. ĐƯA VIỆC CẦN LÀM LÊN ĐẦU EMAIL

Giả sử bạn phải viết email báo cáo về một cuộc họp gần đây. Thứ tự thường thấy sẽ là: mở đầu bằng tóm tắt cuôc họp, sau đó mới đến các giải pháp được rút ra từ cuộc họp. Nhưng thông tin quan trọng ở đây lại chính là các giải pháp được đút kết sau nhiều nỗ lực làm việc trong cuộc họp, và bạn lại để nó xuống cuối. Sai lầm này khiến người đọc dễ dàng bỏ sót thông tin. Hãy sửa chữa bằng cách xác định chủ đề chính của email và đưa thông tin này lên đầu.

Đọc thêm
Doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài năm đầu tiên