10 lợi ích của dịch vụ kế toán thuê ngoài

Lợi ích của dịch vụ kế toán thuê ngoài

Là chủ doanh nghiệp, bạn nên luôn tìm cách tối đa hóa hiệu suất và sản xuất của mình. Thế nhưng, có quá nhiều vấn đề trong việc điều hành một doanh nghiệp, điều này có thể gây cho bạn những hạn chế về thời gian và chi phí hoặc có thể khiến bạn chỉ chú ý vào 1 khía cạnh nhất định và khiến bạn không tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình. Một trong những lĩnh vực đòi hỏi nhiều sự chú ý là nhu cầu của bộ phận tài chính của bạn.

Đây là một lĩnh vực mà bạn có thể bỏ qua. Tuy nhiên, có 2 vấn đề xảy đến ở đây. Thứ nhất, bạn có thể gặp rắc rối về thuế với cơ quan thuế. Thứ 2, bạn sẽ không thể biết được liệu bạn có kiếm được lợi nhuận hay điều hành doanh nghiệp của mình ổn hay không, vì vậy, bạn luôn luôn tìm kiếm những cách thức mới và sáng tạo để hợp lý hóa những nỗ lực của mình.

Nhưng nếu bạn không có thời gian hay nhân lực để duy trì hệ thống tài chính kế toán thì sao? Đây là lý do các dịch vụ kế toán thuê ngoài xuất hiện.

Mục lục bài viết

Tại sao nên thuê một công ty kế toán thuê ngoài?

Sự khác biệt giữa tạo ra lợi nhuận và thua lỗ nằm ở trình độ của kế toán doanh nghiệp. Một bộ phận Kế toán hoàn chỉnh sẽ giúp bạn kinh doanh tốt. Việc thuê mướn bộ phận kế toán có kết hợp sử dụng các công nghệ chuyên biệt sẽ giúp tiết kiệm tiền cho công ty.

Một lý do mà nhiều doanh nghiệp đưa ra cho việc không thuê bộ phận kế toán là họ không đủ khả năng. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp nhỏ cũng không đủ điều kiện để thuê một chuyên gia kế toán toàn thời gian.

Đây là lúc bạn có thể ký hợp đồng dịch vụ với một công ty kế toán thuê ngoài. Các công ty Kế toán này sẽ áp dụng các biện pháp kế toán phù hợp để giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Hơn nữa, họ cũng cung cấp dịch vụ về tư vấn kế toán.

Mặc dù có nhiều cách tiếp cận để kiểm soát sổ sách tài chính, nhưng một công ty về dịch vụ kế toán sẽ hướng dẫn bạn cách phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ tiết kiệm thời gian, giảm các khoản nợ thuế của bạn và đảm bảo rằng tất cả các chi phí được khấu trừ vào chi phí của công ty bạn.

10 lợi ích của dịch vụ kế toán thuê ngoài

1. Tiết kiệm thời gian, tiền bạc, giảm thiểu chi phí

Chỉ riêng lợi ích đầu tiên này đã là 1 điểm cộng cho các chủ doanh nghiệp mọi ngành nghề. Cuộc đua giảm chi phí luôn luôn diễn ra. Vì vậy, nếu có một cách làm hiệu quả, tại sao không nắm lấy cơ hội?

Khi bạn thuê ngoài dịch vụ kế toán, bạn không phải trả lương 40 giờ 1 tuần cho nhân viên để quản lý tài chính của mình. Ngoài ra, bạn phải tính đến chi phí đào tạo cho bộ phận kế toán nội bộ.

Và đừng quên các chi phí liên quan đến phúc lợi của nhân viên, phần mềm kế toán, văn phòng phẩm và phần cứng. Ngoài ra, những sai lầm tài chính cũng là rủi ro tiềm ẩn, đi kèm với hậu quả tiêu cực (và tốn kém).

Tạm biệt chi phí phát sinh

Tất cả các chi phí phụ này sẽ bị loại bỏ khi bạn sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài. Bằng cách này, bạn sẽ có 1 nhà chuyên môn biết rõ những việc cần phải làm. Trong hầu hết trường hợp kế toán thuê ngoài có nhiều năm kinh nghiệm, điều này sẽ giúp bạn yên tâm.

Việc quản lý thời gian cũng cải thiện khi bạn sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài, bởi vì bạn không phải giám sát các hóa đơn và bảng lương mỗi ngày. Điều này sẽ giải phóng quỹ thời gian mà bạn có thể sử dụng để tập trung vào tăng trưởng và mở rộng.

Chủ doanh nghiệp có rất nhiều mục tiêu, thường bao gồm duy trì các mục tiêu kinh doanh, tăng trưởng và quản lý các hoạt động hàng ngày.

2. Tiếp cận nguồn lực kế toán chuyên nghiệp

Lợi ích này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ thiếu công cụ quản lý tài chính riêng phù hợp. Và trong hầu hết các trường hợp, đội ngũ của bạn không ai có chuyên môn về kế toán.

Vì vậy, bạn không chỉ thiếu các công cụ mà còn cả bộ kỹ năng. Tất nhiên, ai đó trong doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể có kinh nghiệm hoặc kiến thức về kế toán. Nhưng chưa đủ để giúp công ty hoạt động trơn tru và tránh những rắc rối với cơ quan thuế.

Đây có thể là lý do tại sao 70% doanh nghiệp nhỏ thuê ngoài để xử lý hồ sơ thuế. Đặc biệt chỉ có 42% doanh nghiệp nhỏ có CFO hoặc bộ điều khiển.

Bằng cách sử dụng các dịch vụ kế toán thuê ngoài, bạn sẽ có quyền được tư vấn bởi một nhóm các chuyên gia có kiến ​​thức. Không còn lo lắng về việc sổ sách của bạn có được cập nhật và chính xác hay không.

Và điều này sẽ giúp giảm khả năng doanh nghiệp của bạn bị phạt do thanh toán thiếu và các điểm không chính xác khác.

Nếu bạn quyết định mua phần mềm kế toán thuê ngoài để tự động hóa mọi thứ cho bạn, thì điều đó còn tốt hơn. Bằng cách này, bạn không phải lo lắng về việc trở thành một kế toán viên uyên bác. Đây là một giải pháp để không phải quản lý tài chính 1 cách thủ công.

3. Giảm yếu tố rủi ro

Có thể đây là một trong những lý do hàng đầu khiến bạn lo lắng về việc tuyển dụng kế toán cho doanh nghiệp của mình. Không ai muốn gặp rắc rối với cơ quan thuế và vì lý do chính đáng, họ sẽ không ngần ngại phạt công ty của bạn.

Và khi điều đó xảy ra, bạn có thể phải trả tiền phạt nặng hoặc đối mặt với án tù. Nó là một thực tế đáng sợ, đòi hỏi một giải pháp thực sự.

Thật không may, có những rủi ro khác nhau liên quan đến tài chính kinh doanh. 1 nhân viên uy tín cũng có thể trộm tiền của doanh nghiệp. Có thể khó thực thi một hệ thống kiểm tra và cân đối vững chắc mà không khiến nhân viên của bạn đối đầu với doanh nghiệp của bạn.

Điều đó sẽ chỉ làm giảm tinh thần làm việc, không bao giờ tốt cho sản xuất và tăng trưởng. Cách duy nhất để giải quyết vấn đề này là các dịch vụ kế toán thuê ngoài đáng tin cậy.

Một lần nữa, bạn tiết kiệm tiền và thời gian và loại bỏ sự căng thẳng liên quan đến việc quản lý tiền. Bạn có thể tiếp cận các chuyên gia và công cụ thực sự có thể xử lý tất cả các báo cáo tài chính của bạn. Thêm vào đó, bạn có các chuyên gia có thể kiểm toán lộ trình tài chính của bạn để đảm bảo mọi thứ đúng quy trình.

Điều này, đổi lại, giảm thiểu rủi ro gian lận nội bộ và có thể cải thiện niềm tin và tuân thủ. Vì vậy, nó là một tình huống có lợi cho bạn và nhân viên của bạn.

4. Truy cập dữ liệu tài chính mọi lúc, mọi nơi

Đó là điểm lôi cuốn của các ứng dụng kế toán đám mây. Bạn có thể truy cập vào các tập tin và báo cáo từ bất cứ nơi đâu và bất cứ lúc nào, miễn là bạn có quyền truy cập internet.

Điều này cho phép bạn xem dữ liệu tài chính và hồ sơ trong thời gian thực. Một số mục bạn có thể thấy bao gồm số dư tiền mặt và chi phí được cập nhật. Với khả năng hiển thị toàn bộ tài chính của bạn, bạn có thể cảm thấy tự tin và đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

Đọc thêm
Xây dựng khả năng phục hồi của doanh nghiệp khi đối mặt với khủng hoảng

5. Yên tâm rằng tài chính của bạn được kiểm soát

Dù doanh nghiệp của bạn đang phát triển hay suy thoái, bạn cũng sẽ yên tâm khi biết chính xác tình hình tài chính của mình. Là chủ doanh nghiệp, bạn phải tự tin vào những quyết định bạn đưa ra cho công ty.

Thật khó để làm điều này khi bạn không chắc chắn về tình hình tài chính và tương lai của mình. Độ chính xác của các báo cáo và tổng khả năng hiển thị cho phép bạn đưa ra các quyết định khó khăn.

Với dịch vụ kế toán thuê ngoài, bạn được đảm bảo báo cáo chính xác. Điều này là nhờ vào việc loại bỏ lỗi do yếu tố con người. Một điều mà phần mềm kế toán không mắc phải là sai lầm của con người.

Ở đó, không có nguy cơ nào về hoạt động gian lận và bạn có thể nói chuyện với một nhóm các chuyên gia để trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có. Đây là giải pháp hàng đầu cho các công ty thuộc mọi quy mô.

Sự tự tin và bảo mật mà bạn có được sẽ làm cho lựa chọn này rất xứng đáng.

6. Trở nên chủ động và mở rộng quy mô kinh doanh của bạn

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể giảm số tiền đầu tư vào nguồn nhân lực, công nghệ và cơ sở hạ tầng? Và đồng thời tăng sản lượng?

Với những điều kiện này, bạn có thể dễ dàng mở rộng quy mô kinh doanh và phản ứng với những thay đổi cần thiết nhanh hơn. Bạn sẽ không thể đổi mới nếu bạn bị phân tâm.

Dịch vụ kế toán thuê ngoài có thể giải phóng tâm trí của bạn khỏi sự lo lắng về tài chính doanh nghiệp. Ví dụ, công ty của bạn có một sự gia  tăng đột biến trong hoạt động. Nếu bạn sử dụng kế toán thuê ngoài, bạn có thể trực tiếp đón nhận sự điều chỉnh này.

Một vài sự đột biến có thể là theo mùa và số khác do chu kỳ kinh doanh. Nếu nguồn lực nội bộ của bạn được tự do xử lý đầu vào, thì doanh nghiệp của bạn có cơ hội phát triển tốt hơn.

7. Tự động hóa và xanh hóa

Đối với một số doanh nghiệp, việc giảm sử dụng giấy tờ là một vấn đề lớn. Nếu bạn là một công ty tự hào về sự thân thiện với môi trường, thì đây là một điều khác để tự hào. Sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài có nghĩa là giảm sử dụng giấy vì mọi thứ đều có trên phần mềm.

Trên cơ sở đó, bạn sẽ giảm lãng phí giấy, không gian và lượng carbon thải ra môi trường. Nếu bạn có thể giảm tiêu thụ giấy với các hoạt động khác, bạn có thể từ bỏ việc sử dụng máy fax, máy in và những thứ tương tự.

8. Đảm bảo sự riêng tư và bí mật cho tài chính của bạn

Một cách để nghĩ về nó là, càng ít người can dự vào tài chính của bạn càng tốt. Đó là điều tuyệt vời về dịch vụ kế toán thuê ngoài. Bạn sử dụng phần mềm, điều đó có nghĩa là ít người xem qua sổ sách của bạn hơn.

Theo dõi thủ công tài chính của bạn có nghĩa là tăng khả năng dữ liệu của bạn bị rò rỉ. Khi tài chính của bạn đang được xử lý bởi các dịch vụ kế toán thuê ngoài, dữ liệu của bạn sẽ bị khóa chặt.

Các tệp của bạn được mã hóa và không được chia sẻ với bất kỳ bên thứ ba nào. Như vậy đây chắc chắn là tin tốt cho sự toàn vẹn của dữ liệu tài chính kinh doanh của bạn. Hãy tưởng tượng đối thủ của bạn sẽ làm gì để có được điều đó!

9. Chọn Mở rộng hoặc Cắt giảm

Đây là một quyết định mà mọi doanh nghiệp phải đưa ra vào lúc này hay lúc khác. Trên thực tế, đây là điều bạn phải trả lời mỗi năm nếu bạn muốn duy trì hoạt động. Có một số trường hợp nhất định mà việc cắt giảm phần lớn chi phí là cần thiết.

Vào những thời điểm khác, tốt nhất hãy tận dụng các cơ hội tăng trưởng. Điều này dễ xác định hơn khi bạn có báo cáo chính xác về thu nhập và chi phí của mình.

10. Đảm bảo tính lương kịp thời

Hãy chấp nhận 1 sự thật, nhân viên của bạn thích công ty bạn, nhưng họ chủ yếu làm việc để được trả tiền. Nếu bạn không chi lương đúng hạn hoặc không chính xác về số giờ làm việc và tiền thưởng kiếm được, thì bạn sẽ gặp vấn đề với năng suất.

Việc đảm bảo bảng lương của bạn được thực hiện chính xác là rất quan trọng. Dịch vụ kế toán thuê ngoài có thể được sử dụng để đảm bảo tiền lương được gửi trực tiếp đúng hạn và với số lượng chính xác.

Hãy xem làm thế nào kế toán thuê ngoài có thể tiết kiệm tiền kinh doanh của bạn

82% doanh nghiệp không thành công thiếu kỹ năng thích hợp trong quản lý dòng tiền

Bên cạnh nhiều lợi ích của kế toán thuê ngoài được liệt kê ở trên, một trong những điều hấp dẫn nhất là nó cũng giúp bạn và doanh nghiệp của bạn tiết kiệm tiền. Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng họ đang tiết kiệm chi phí bằng cách không thuê một kế toán viên. Trái lại, họ đang tự tạo ra rắc rối cho mình. Theo nghiên cứu của một ngân hàng Hoa Kỳ, 82% doanh nghiệp không thành công thiếu kỹ năng thích hợp trong quản lý dòng tiền. Nhiều chủ doanh nghiệp kiêm nhiều công việc, hoạt động như chuyên viên marketing, quản lý và kế toán.

Thực tế là, nếu không có sự giúp đỡ đúng đắn trong việc quản lý sổ sách, một doanh nghiệp có khả năng sẽ sử dụng sai tiền của mình. Một công ty kế toán thuê ngoài có thể giúp ngăn điều đó xảy ra. Ở đây, cách thức:

1. Tư vấn về quản lý sổ sách

Một kế toán viên sẽ giúp bạn theo dõi số tiền đi vào và đi ra từ hoạt động kinh doanh. Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về việc quản lý sổ sách. Một kế toán viên sẽ tư vấn cho bạn tùy theo quy mô và loại hình kinh doanh của bạn.

Với sự giúp đỡ của họ, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro mất cân đối tài chính, vốn có thể là một nguồn gây tổn thất.

2. Hỗ trợ cho kinh doanh

Một công ty kế toán thuê ngoài có kế toán viên chuyên nghiệp và hiểu biết sâu về kinh doanh. Với sự hướng dẫn của họ, bạn có thể đưa ra các quyết định sáng suốt liên quan đến doanh nghiệp của bạn. Tốt nhất hãy tìm sự tư vấn của họ khi bạn lập hoặc sửa đổi kế hoạch kinh doanh của mình.

Họ sẽ cung cấp cho bạn những hiểu biết hữu ích về cách đánh giá lợi nhuận kinh doanh của bạn để đưa doanh nghiệp bạn tiến lên phía trước. Bằng cách này, bạn sẽ tránh lãng phí thời gian cho các chiến lược ít có khả năng thành công.

Kế toán của bạn sẽ giúp bạn xác định:

  • Khách hàng quý giá nhất của bạn là ai
  • Số tiền để đầu tư vào kế hoạch tăng trưởng của bạn
  • Chiến lược marketing với lợi tức đầu tư tốt nhất
  • Các chiến lược theo dõi tiến độ cho lợi nhuận cao hơn

3. Tư vấn dòng tiền

Quản lý sai dòng tiền có thể khiến doanh nghiệp của bạn phá sản. Nếu bạn không thể theo dõi tiền của bạn sẽ đi đâu, thì rất có thể bạn sẽ không lấy lại được. Việc lập kế hoạch và dự án là rất thú vị, nhưng nếu bạn không thể thanh toán các chi phí, bạn sẽ gặp rắc rối.

4. Kiểm soát chi phí

Mỗi doanh nghiệp đều có các chi phí, hóa đơn cần thanh toán. Một kế toán viên sẽ phân tích cách bạn chi tiền cho doanh nghiệp của bạn và tư vấn về cách giảm thiểu chi tiêu. Một kế toán viên được đào tạo để nhanh chóng xác định chi phí hàng tháng, hàng ngày hoặc hàng tuần của bạn và giải thích tác động của chúng.

Một điều bạn sẽ nhận ra là việc giữ cho các tài khoản của bạn được cập nhật sẽ giúp bạn có triển vọng tốt hơn về các khoản đầu tư của mình. Bạn có thể nhanh chóng nhận biết những khoản đầu tư nào mang lại lợi nhuận. Điều này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong chi tiêu.

Với sự giúp đỡ của kế toán, bạn cũng sẽ phát hiện ra các xu hướng trong tài chính của mình, bạn có thể sử dụng để tạo thêm lợi nhuận. Theo cách tương tự, bạn sẽ lưu ý về cách tiết kiệm chi phí liên quan đến nhân viên, nhà cung cấp và chi phí vận hành. Kế toán chuyên nghiệp sẽ loại bỏ các lỗi tốn kém xảy ra khi chủ doanh nghiệp cố gắng theo dõi chi phí của họ bằng cách thủ công.

Một công ty kế toán thuê ngoài sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc kiểm tra xem dòng tiền của bạn có phù hợp với chi phí của bạn không. Khi có sơ hở, kế toán sẽ giúp bạn phát hiện ra các vấn đề và giải quyết chúng.

Đọc thêm
Quy định Công tác phí trong và ngoài nước

5. Tránh phạt thuế

Các chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa có xu hướng phạm một số sai lầm khi cập nhật các quy định về thuế. Một nhà tư vấn đáng tin cậy, trong trường hợp này là một công ty kế toán thuê ngoài, sẽ cung cấp lời khuyên chuyên môn. Bạn cần trợ giúp để giảm thiểu hình phạt thuế và tối đa hóa lợi ích của bạn.

Hoàn thành các biểu mẫu thuế và nộp chúng đúng hạn có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí nếu được thực hiện bởi một chuyên gia. Hãy nhớ rằng có những khoản phạt liên quan đến việc nộp trễ hoặc không nộp tờ khai thuế. Các khoản tiền phạt có thể nhanh chóng tăng lên và theo thời gian, doanh nghiệp của bạn có thể không chịu được áp lực.

Một doanh nghiệp đang gặp khó khăn không thể trả tiền phạt thuế. Hãy để một kế toán chỉnh sửa tài khoản của bạn và cho bạn biết những gì bạn có quyền yêu cầu. Bạn sẽ cảm thấy dễ dàng khi biết rằng bạn không vi phạm pháp luật.

6. Báo cáo và lợi nhuận hàng năm

Nộp báo cáo tài chính và báo cáo thuế là yêu cầu của pháp luật. Bạn sẽ bị phạt nếu không nộp hoặc nộp chậm hơn quy định. Chi phí thuê một kế toán để xử lý báo cáo thuế cho bạn thấp hơn nhiều so với các khoản phạt phải trả nếu bạn làm sai báo cáo.

7. Cấu trúc doanh nghiệp

Cấu trúc của một doanh nghiệp có tác động đáng kể đến sự tăng trưởng và thay đổi của nó. Một ảnh hưởng đáng kể là thuế mà công ty phải chịu, và chủ sở hữu có thể lấy bao nhiêu để làm thu nhập. Có những mặt tốt và xấu của từng loại cấu trúc kinh doanh.

Một kế toán viên sẽ cung cấp cho bạn một phân tích tài chính về cấu trúc phù hợp nhất với tình huống của bạn. Một bức tranh rõ ràng tương tự giúp bạn biết doanh nghiệp của bạn đứng ở đâu. Sau đó, bạn có thể đưa ra quyết định kịp thời về những gì tốt nhất cho bạn.

8. Tiết kiệm thời gian của bạn

Việc điều hành một doanh nghiệp thành công không dựa vào phỏng đoán. Nó cần rất nhiều cam kết từ phía bạn. Quản lý đúng đắn tài chính doanh nghiệp là rất quan trọng, nhưng nó không xảy ra trong một đêm. Nếu bạn dựa vào nỗ lực của bản thân, có thể bạn sẽ mất nhiều thời gian.

Các dịch vụ của một công ty kế toán thuê ngoài rất hiệu quả và cần ít thời gian hơn để sắp xếp lại tài chính của bạn. Ban đầu, bạn thấy vẫn ổn khi phải “phân thân” để tự mình xử lý mọi việc. Theo thời gian, bạn sẽ nhận ra rằng việc thuê một chuyên gia thuê ngoài giúp bạn tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc.

Tự làm kế toán gây tốn kém cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Kế toán cần có chuyên môn thật sự

Kế toán là một lĩnh vực mang tính kỹ thuật. Có nhiều quy tắc và quy trình liên quan đến kế toán, và chúng khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp. Có những quy định cấp nhà nước cần phải xem xét. Hiểu các yêu cầu về kế toán, thuế và tài chính của bạn là điều cần thiết để giữ cho doanh nghiệp của bạn khỏe mạnh, tuân thủ thuế và phát triển.

Đối với nhiều người, việc tìm đọc các quy tắc và quy định này có thể nhanh chóng trở nên quá sức. Những yêu cầu kỹ thuật này rất quan trọng, nhưng bạn rất dễ bỏ qua hoặc coi nhẹ chúng nếu bạn không phải một chuyên gia tài chính. Tệ nhất là, những sai lầm này có thể gây tốn kém đặc biệt cho doanh nghiệp của bạn về lâu dài bằng các khoản phạt và các vấn đề về dòng tiền.

Các vấn đề phổ biến mà chủ doanh nghiệp gặp phải khi họ cố gắng tự thực hiện các nghiệp vụ kế toán:

  • Bỏ sót chi phí
  • Lưu & nộp hồ sơ trễ
  • Không theo dõi hóa đơn
  • Sai sót về bảng lương
  • Xuất hóa đơn trễ
  • Thiếu sự minh bạch

Là một người khởi nghiệp đầy động lực, bạn có thể nghĩ rằng tự làm điều đó là lựa chọn đúng đắn. Tuy nhiên, nếu bạn thấy mình phải đối mặt với bất kỳ hoặc tất cả các vấn đề ở trên, đã đến lúc phải thuê một chuyên gia để quản lý kế toán doanh nghiệp của bạn.

Thời gian của bạn là rất quý giá và hữu hạn

Là một doanh nhân, bạn phải chú ý đến nhiều vấn đề khác nhau 24/7. Vào cuối ngày, bạn cũng không thể dành thời gian cho bản thân nếu phải quản lý sổ sách. Bạn dành bao nhiêu giờ cho các nhiệm vụ kế toán mỗi tháng? Bây giờ, hãy tưởng tượng những gì bạn có thể làm với những giờ đó – gặp gỡ khách hàng, thiết kế sản phẩm mới hoặc dành thời gian cho gia đình và bạn bè.

Bạn không thể giao cho ai việc mà bạn phải thực sự làm

Các công việc mang tính sự vụ thường bị xem nhẹ khi lịch trình của bạn bị lấp đầy và bạn phải dành sự chú ý cho nhiều vấn đề khác nhau. Không nên để việc quản lý sổ sách rơi vào tình trạng đó. Nếu bạn không thể lên lịch và bám sát các nhiệm vụ kế toán của mình một cách nhất quán, bạn sẽ bị tụt lại phía sau, điều này sẽ gây ra nhiều vấn đề cho doanh nghiệp của bạn. Việc tự mình làm cũng không đáng để bỏ lỡ thời hạn hoặc cảm thấy mất kiểm soát.

Thời gian của bạn không phải là miễn phí, ngay cả khi nó có vẻ như vậy.

Có thể khó nhận ra chi phí liên quan đến thời gian của bạn, đặc biệt là khi bạn không thể trực tiếp nhìn thấy tác động đến tài khoản ngân hàng của mình. Giờ làm việc của bạn rất có giá trị đối với doanh nghiệp của bạn và có một chi phí liên quan đến cách bạn chi tiêu chúng, vì vậy hãy dành thời gian để làm những gì bạn giỏi nhất! Vào cuối ngày, trừ khi bạn có hiểu biết vững chắc về kế toán và tài chính, kế toán nội bộ sẽ rất tốn kém và đòi hỏi một lượng lớn thời gian của bạn.

Thuê một công ty kế toán thuê ngoài không phải là một sự lãng phí tiền bạc. Ngược lại, một công ty cung cấp dịch vụ kế toán nhằm mục đích mở rộng sự phát triển của bạn, không kìm hãm nó. Nếu bạn làm việc với một công ty chuyên về lĩnh vực này, bạn sẽ giảm thiểu những sai lầm tài chính có thể kìm hãm sự phát triển của bạn.

Làm thế nào để biết khi nào là phù hợp cho việc thuê ngoài kế toán cho công ty của bạn

Với những thay đổi về yêu cầu thuế, hệ thống kế toán và phải quản lý đầy đủ công nợ của khách hàng, các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang cố gắng cải thiện công tác kế toán của mình. Không chắc chắn nếu bạn đã sẵn sàng để chuyển sang kế toán thuê ngoài? Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi thực hiện bước này:

Doanh nghiệp của bạn cần được hướng dẫn chuyên môn

Sử dụng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính của bạn có thể mang lại cho công ty bạn một hướng đi mới. Đồng thời, nó giúp cắt giảm chi phí và cải thiện tài chính của bạn.

Bạn sẽ có được một cách tiếp cận kế toán hợp lý để giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Bạn cũng sẽ nhận được các đánh giá và hướng dẫn của chuyên gia để giúp đảm bảo rằng bạn không mắc phải những sai lầm tốn kém.

Cho dù bạn chỉ mới bắt đầu hoặc bạn đã thành công, sử dụng dịch vụ kế toán đều đem lại lợi ích. Các phương án mới có thể đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.

Bạn không cần một kế toán toàn thời gian

Bạn có thể cảm thấy doanh nghiệp của mình quá nhỏ để thuê dịch vụ bên ngoài, nhưng thực tế thường không như vậy. Đó là vì dịch vụ kế toán thuê ngoài làm giảm nhu cầu về kế toán nội bộ.

Bên cạnh việc trả tiền cho ai đó để thực hiện các chức năng kế toán của bạn, bạn cũng phải trả tiền cho phúc lợi của họ. Bạn sẽ phải điều chỉnh trong thời gian nhân viên đó nghỉ phép hoặc nghỉ bệnh. Bạn cũng sẽ phải cung cấp cho họ không gian và các nguồn lực trong văn phòng của bạn. Ngoài ra, các doanh nghiệp nhỏ có thể không có nhiều công việc kế toán để cần sự giúp đỡ của một kế toán toàn thời gian.

Bạn sẽ cần một kế toán viên để cân đối các tài khoản và trả lương cho nhân viên. Nhưng nếu bạn chỉ có một vài nhân viên và không thực hiện các giao dịch mua vào lớn, thì việc thuê một ai đó là không hợp lý. Mặc dù bạn sẽ cần một kế toán toàn thời gian trong mùa thuế, nhưng việc trả tiền cho một kế toán viên nội bộ quanh năm có thể là một sự lãng phí.

Thuê dịch vụ kế toán cho công ty của bạn có nghĩa là chỉ trả tiền cho các dịch vụ bạn cần. Điều này sẽ không chỉ tiết kiệm tiền công ty của bạn mà còn giải phóng không gian trong văn phòng của bạn.

Đọc thêm
Các loại chi phí hoạt động của doanh nghiệp

Bạn đang cố gắng tự mình làm tất cả

Cho dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoặc đang khởi nghiệp, bạn có khả năng sẽ đảm nhận nhiều vai trò khác nhau. Bạn là một người quản lý, đưa ra quyết định về giờ làm việc và hướng dẫn nhân viên. Bạn là một nhà marketing, quyết định làm thế nào để thúc đẩy doanh nghiệp của bạn. Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trực tuyến, bạn cũng có thể là một nhà thiết kế web hoặc chuyên gia SEO.

Mỗi công việc trong đó không chỉ khó học, mà chúng còn khó để thành thạo và quan trọng nhất là chúng rất tốn thời gian. Kế toán chính là điều cuối cùng mà bạn cần làm.

Cố gắng tự mình đảm nhận công việc kế toán công ty là một sai lầm. Nếu bạn không có nền tảng tài chính, bạn sẽ phải dành thời gian để nghiên cứu. Bạn cũng cần biết cách giữ sổ cái, cân đối tài khoản, nộp thuế, và nhiều việc khác. Kế toán công ty là một lĩnh vực nhạy cảm, quan trọng. Cố gắng tự mình giải quyết nó mà không có kiến ​​thức tài chính nâng cao có thể gây ra thảm họa.

Bạn đã từng mắc một sai lầm kế toán trong quá khứ

Có thể bạn đã phụ trách kế toán công ty của riêng bạn hoặc có một nhân viên khác làm như vậy. Dù đó là gì đi nữa, nếu bạn không sử dụng một kế toán có kinh nghiệm, thì sai lầm là điều có thể xảy ra. Có hàng ngàn lỗi kế toán rất đơn giản, khó xác định và khó sửa khi đã phạm phải.

Đối với các công ty mới, một sai lầm phổ biến là không học cách lưu giữ sổ sách thích hợp.

Khi bạn bận điều hành một doanh nghiệp, việc đơn giản hóa sổ sách kế toán của bạn có thể được khuyến khích.

Có thể bạn gộp tất cả các chi phí của mình, bao gồm tiền thuê nhà, lương nhân viên và tài nguyên văn phòng vào một danh mục. Sau đó, bạn gộp phần còn lại vào một danh mục làm lợi nhuận.

Xét cho cùng, từ góc độ không phải là kế toán viên, có vẻ hợp lý khi nhận định rằng tất cả số tiền không thuộc chi phí sẽ là lợi nhuận.

Nhưng chia nhỏ hồ sơ của bạn thành các danh mục chính xác với sự giúp đỡ của một chuyên viên dịch vụ kế toán có thể giúp bạn đánh giá tốt hơn sự thành công của doanh nghiệp. Những hồ sơ này cũng có thể được sử dụng để tạo ngân sách hoặc giúp bạn thay đổi khi lợi nhuận bắt đầu giảm.

Phương pháp kế toán hiện tại của bạn đang bị chậm trễ

Nếu bạn thường xuyên gửi hóa đơn trễ hạn hoặc gặp phải sự chậm trễ liên quan đến bộ phận kế toán của công ty bạn, thì đó là lúc để thay đổi.

Công ty của bạn chỉ có thể hoạt động và phát triển nhanh khi bạn có thể quản trị tài chính đúng hạn. Khi những điều này bắt đầu trì trệ, nó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến phần còn lại của quy trình làm việc. Cả nhân viên và khách hàng của bạn sẽ phải gặp khó khăn.

Những nhân viên bị trễ lương sẽ giảm chất lượng trong công việc. Những khách hàng không nhận được hóa đơn hoặc hồ sơ tài chính khác có thể tìm đến nơi khác vào lần sau, khi họ có nhu cầu về dịch vụ của chính bạn.

Nếu kế toán công ty bạn chậm đến 1 mức nào đó, bạn sẽ gặp phải sự chậm trễ trong việc báo cáo thuế. Điều này có thể khiến doanh nghiệp của bạn phát sinh phí hoặc đối mặt với rắc rối pháp lý. Bằng cách sử dụng dịch vụ kế toán, bạn có thể yên tâm rằng mọi thứ sẽ được hoàn thành đúng hạn. Bạn có thể tiếp tục tập trung vào phát triển doanh nghiệp của mình thay vì liên tục giám sát khía cạnh tài chính của mọi thứ.

Công ty của bạn đang phát triển

Khi công ty của bạn bắt đầu mở rộng thì nhu cầu kế toán của công ty cũng vậy. Hiện tại có thể chỉ cần xử lý một vài giao dịch mỗi tuần, bạn có thể sớm có hàng tá. Mặc dù trước đây bạn có thể chỉ có một hoặc hai nhân viên, nhưng bây giờ bạn có thể thuê nhiều người khác, những người sẽ cần được trả tiền và ghi nhận số giờ làm việc của họ. Ngoài ra, bạn cũng sẽ trải qua những thay đổi về yêu cầu thuế và các khoản khấu trừ tiềm năng.

Cố gắng giải quyết những vấn đề này trong nội bộ đồng thời quản lý một doanh nghiệp đang phát triển có thể là một thách thức. Ngay cả những sai lầm nhỏ nhất cũng có thể cản trở sự phát triển của công ty bạn. Do đó, tốt nhất là sử dụng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu kế toán khi doanh nghiệp của bạn bắt đầu phát triển và mở rộng.

Bạn cần kế toán nâng cao nhưng lo về chi phí

Một số công ty mở rộng bộ phận tài chính và kế toán khi họ phát triển, thay vì thuê ngoài.

Nhưng khi công ty của bạn phát triển, bạn sẽ cần một người có kỹ năng kế toán tiên tiến. Có lẽ bạn đã từng có một nhân viên xử lý một số vấn đề tài chính của công ty bạn trong quá khứ. Tuy nhiên, một dòng tiền cao hơn đòi hỏi những kỹ năng nâng cao mà nhân viên của bạn có thể không có.

Thuê một kế toán nội bộ với những kỹ năng đó có thể rất tốn kém. Sử dụng dịch vụ là một sự thay thế với chi phí phải chăng, hiệu quả.

Bạn cần công nghệ và phần mềm mới

Một kế toán viên lành nghề là điều duy nhất mà bạn sẽ cần để theo kịp với công ty của bạn. Bạn cũng sẽ cần công nghệ tiên tiến.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ mới, một vài bảng tính Excel và hệ thống lập hóa đơn có thể là đủ. Nhưng khi doanh số bắt đầu tăng lên, nhân viên được thêm vào bảng lương và một cửa hàng chính thống được xây dựng, những thứ này sẽ nhanh chóng trở nên không đủ.

Công nghệ hiện đại rất đắt tiền. Để cập nhật công nghệ trong nội bộ, bạn cần một máy tính mới và tất cả các phụ kiện đi kèm. Bạn cũng sẽ cần phần mềm và chương trình kế toán để xử lý các công việc hàng ngày. Khi mùa thuế đến, bạn sẽ cần phần mềm thuế mới nhất. Bạn có thực sự đủ khả năng những chi phí này?

Kế toán đám mây là một tính năng tuyệt vời để phát triển các doanh nghiệp hiện đại. Nó rất tiện lợi, rẻ tiền và dễ sử dụng. Hệ thống này cho phép chủ sở hữu và quản lý theo dõi doanh số và theo dõi lợi nhuận một cách dễ dàng. Nó cũng cho phép các nhà tuyển dụng trả lương cho nhân viên của họ từ bất cứ đâu.

Nó là một lựa chọn tuyệt vời cho cả doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp địa phương và những doanh nghiệp hoạt động trực tuyến với nhân viên trên toàn thế giới. Hãy thử – bạn sẽ thấy lợi ích ngay lập tức.

Triển khai công nghệ và phần mềm mới

Chỉ mua công nghệ và phần mềm mà bạn cần cho kế toán doanh nghiệp tiên tiến là chưa đủ. Trường hợp bạn áp dụng điều này trong nội bộ, bạn phải triển khai hệ thống mới. Nếu bạn có kế toán nội bộ, họ sẽ cần tìm hiểu hệ thống. Nếu bạn phân chia nhiệm vụ kế toán khác nhau giữa các nhân viên, mọi người cần học cách sử dụng công nghệ mới.

Bằng cách sử dụng dịch vụ kế toán, bạn sẽ được hưởng lợi từ phần mềm tiên tiến. Trên hết, nó sẽ loại bỏ chi phí cao hoặc nhu cầu đào tạo nhân viên của bạn về một hệ thống mới.

Trong bài đăng này, chúng tôi đã thảo luận về lợi ích của kế toán thuê ngoài, cũng như những cạm bẫy của việc cố gắng tự làm mà không có kiến thức kế toán đầy đủ. Ngay cả khi biết tất cả những điều này, nếu bạn vẫn cảm thấy ngần ngại đầu tư vào việc thuê ngoài nhu cầu kế toán của mình, hãy biết điều này: Kế toán sử dụng một cách tiếp cận toàn diện cho doanh nghiệp của bạn. Họ không chỉ giúp bạn hiểu vị trí hiện tại mà còn giúp bạn dự đoán tương lai. Kiểu lập kế hoạch tài chính này là một thành phần rất lớn trong sự phát triển kinh doanh của bạn.
Bạn cần tư vấn với chuyên gia Kế toán / Thuế ?
Đọc thêm
7 giải pháp cắt giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp

Bạn cần tìm nhà tư vấn sắc bén và tận tâm?